Zamierzając zatelefonować w służbowej sprawie musimy zadbać o klika drobnych, lecz jakże ważnych aspektów. Należy pamiętać, że bardzo często od rozmowy telefonicznej zależą dalsze nasze losy. Rozmowa telefoniczna ma znaczny wpływ na aspekt w nawiązywaniu współpracy, bądź jej odrzucenie.
Bardzo ważnym elementem przed wyduszeniem numeru rozmówcy jest zapewnienie sobie ciszy, a zarazem spokoju w miejscu w którym zamierzmy zatelefonować, co pozwoli nam nie tylko się dobrze skupić, lecz sprawi to, iż zostaniemy pozytywnie odczytani przez naszego rozmówcę i jednocześnie dokładniej wzbudzimy wrażenie, że jesteśmy osobą kompetentną, zważywszy na fakt, że rozmówca nie usłyszy nic poza naszym głosem w słuchawce.
Ważne jest, aby przed ważną dla nas rozmową poświęcić trochę czasu na przygotowanie się do niej. By w ten sposób rozmówca nie zaskoczył nas kłopotliwym dla nas pytaniem, lecz byśmy my zaskoczyli go swą odpowiedzią. Jeśli spodziewamy się uzyskania jakichkolwiek informacji od rozmówcy, postarajmy się, aby przed samym zatelefonowaniem zadbać o niezbędne przyrządy, które pozwolą nam na szybkie zapisanie przekazanych słów.
Kiedy wszystko mamy już przygotowane, a zarazem opracowane, możemy sięgnąć i wykonać telefon do określonego z góry osoby. Ważne jest, aby rozmowa przebiegała w sposób kulturalny. Dlatego w tym celu musimy pamiętać o serdecznym przywitaniu się, jak również pamiętajmy o przedstawieniu własnej osoby. Podając nie tylko swoje imię i nazwisko, lecz również stanowisko oraz nazwę firmy, którą reprezentujesz. Podczas rozmowy telefonicznej staraj się być miły, sympatyczny, kulturalny, przez nie przerywanie głosu rozmówcy.
Starajmy się być otwarci, wręcz lekko żartobliwi, co pozwoli zbudzić w umyśle drugiej osoby, iż jesteśmy osobą, której można, a zarazem warto zaufać. Z kolei jeśli zauważasz w głosie osoby, z którą prowadzisz dialog, że chce jak najszybciej zakończyć rozmowę, zapytajmy o możliwość spotkania, jeśli oczywiście to możliwe, bądź zaproponuj możliwość zatelefonowania w późniejszej godzinie. Jeśli uzgodniłeś z rozmówcą, że zatelefonujesz o ustalonej z nim godzinie, pamiętaj, aby dotrzymać danego słowa i jasno przekazać, że jestem osobą odpowiedzialną, punktualną i dotrzymuję danego słowa.
