Pracodawcy zatrudniający co najmniej 20 pełnoetatowych pracowników mają obowiązek tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Odpisy na ten fundusz pracodawcy mogą jednak zaliczyć do kosztów i w ten sposób zmniejszyć obciążenia wobec fiskusa.
Pracodawca może także bardzo łatwo uwolnić się z obowiązku tworzenia Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych. Procedura rezygnacji z ZFŚŚ uzależniona jest od tego, czy w zakładzie pracy stosowany jest układ zbiorowy pracy, czy regulamin wynagradzania. W pierwszym przypadku wymagana jest zgoda związków zawodowych, ujęta w protokołach dodatkowych do układu zbiorowego pracy (brak zgody związków zawodowych powoduje, że zmiana w układzie zbiorowym nie obowiązuje). Protokół dodatkowy zawarty w układzie zbiorowym musi być zarejestrowany przez Okręgowego Inspektora Pracy i obowiązuje z dniem podpisania, nie wcześniej jednak, niż z dniem jego zarejestrowania. Brak zgody związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników powoduje, że nie można wprowadzić postanowień o nietworzeniu ZFŚS.
Po uzyskaniu akceptacji związków zawodowych bądź przedstawiciela pracowników pracodawca ma obowiązek poinformować pracowników (w formie przyjętej w zakładzie pracy) o zmianach w regulaminie wynagradzania. Zmiany wchodzą w życie po 14 dniach od przekazania informacji.
A co się dzieje w sytuacji, gdy pracodawca zatrudnia mniej niż 20 pracowników? Firma ma dwie możliwości. Pierwszą z nich jest stworzenie funduszu na zasadach określonych w ustawie o ZFŚS. Drugą jest stosowanie swoich obowiązków wobec pracowników w formie uproszczonej, tzn. wypłacenie świadczenia urlopowego tym osobom, które raz w roku wykorzystały co najmniej 14 dni urlopu wypoczynkowego. Chcąc zrezygnować z tworzenia funduszu i wypłacania świadczenia urlopowego pracodawca musi poinformować o tym swoich pracowników do 31 stycznia.
Odpisy na ZFŚS są kosztem pracodawcy. Firma ma obowiązek przekazać – do 30 września danego roku – na wyodrębniony rachunek bankowy – równowartość dokonanych odpisów i zwiększeń za dany rok ( do 31 maja ma obowiązek wpłacenia kwoty stanowiącej co najmniej 75 % odpisów). Brak ich wpłaty na odrębny rachunek Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych skutkuje tym, że kosztów tych nie można zaliczyć jako kosztów podatkowych.
Magdalena Flis
Współpraca: Agata Szymborska-Sutton
