Wystawiona faktura czasem może wymagać zmiany zawartych w niej danych. Mogą pojawić się zwykłe błędy rachunkowe albo literowe np. pomyłki w cenie, stawce podatku. Ale mogą też zmienić się warunki samej transakcja, którą dokumentują, np. w związku ze zwrotem towaru czy udzieleniem rabatu.
Dwa sposoby poprawy faktury VAT
Przedsiębiorcy, którzy wystawili lub otrzymali błędnie wypełnioną fakturę VAT, zobowiązani są do dokonania niezbędnej korekty jej zapisów. W tym celu dysponują dwoma podstawowymi narzędziami korygującymi niewłaściwe zapisy. Są to faktura korygująca oraz nota korygująca. Mimo, że z pozoru faktura korygująca i nota korygująca to dokumenty wykorzystywane w tym samym celu – dokonania korekty błędnie zawartych na fakturze informacji, dokumenty te w znaczący sposób różnią się od siebie. Ponadto trzeba pamiętać, że przepisy prawa podatkowego nie przewidują możliwości anulowania wystawionego i wprowadzonego do obiegu gospodarczego dokumentu potwierdzającego zawarcie transakcji sprzedaży. W konsekwencji, zabiegu tego nie można traktować jako sposobu dokonywania korekty błędnie wystawionych faktur.
Błędy formalne skoryguje nabywca
W przeciwieństwie do faktury korygującej, nota służy do korekty błędów tylko o charakterze formalnym. W konsekwencji dokumentem tym mogą zostać poprawione tylko i wyłącznie zapisy, które nie są związane z prawem do rozliczenia VAT. Najczęściej za pomocą noty korygującej dokonywane są korekty pomyłek w nazwach oraz adresach, związanych ze stronami dokumentowanej transakcji, czy nazwą towaru lub usługi. Nota korygująca jest przeznaczona dla nabywców towaru lub usługi. Trzeba ją wysłać do sprzedawcy wraz z kopią. Warto również pamiętać o tym, że nota korygująca powinna zostać zaakceptowana przez sprzedającego.
Co powinna zawierać „Nota korygująca”
Prawidłowo sporządzona nota korygująca powinna zostać opatrzona sformułowaniem „NOTA KORYGUJĄCA”. Przede wszystkim, nabywca wystawiający ten dokument powinien wskazać numer kolejny oraz datę wystawienia, imiona i nazwiska albo nazwy bądź nazwy skrócone wystawcy noty i wystawcy faktury albo faktury korygującej, której dotyczy korekta, a także ich adresy i numery identyfikacji podatkowej. Ponadto, należy zwrócić szczególną uwagę na to, że dokument korygujący powinien zawierać nie tylko poprawione dane, ale również wskazanie treści informacji, która jest sprzeczna z rzeczywistością w porównaniu z zapisem prawidłowym.
Elżbieta Węcławik
Iwona Cackowska
