Wideorozmowa z urzędnikiem zamiast wizyty w urzędzie czy rozmowy telefonicznej – to rozwiązanie zostanie z nami na dłużej przekonywali eksperci podczas cyklu webcastów „Praca zdalna urzędów”.
Justyna Izdebska, konsultant ds. rozwiązań biznesowych w firmie Comarch Healthcare S.A. w rozmowie z Serwisem Samorządowym PAP podkreślała, że pandemia wymusiła na urzędach wiele zmian w kontakcie z klientami.
„Nikt z nas nie oczekiwał takiego rozwoju zdarzeń. Wszystkie firmy, urzędy, placówki, które obsługiwały klientów stacjonarnie, nie mogły kontynuować usług, żeby nie narażać zdrowia klientów – mówiła. – Nie wiemy, kiedy obecna sytuacja się zmieni, dlatego przygotowaliśmy rozwiązanie, które usprawni pracę urzędników, mających do obsłużenia dużą liczbę osób w ciągu dnia” – wskazała.
Rozwiązanie, kierowane obecnie m.in. do urzędów samorządowych, powstało na bazie narzędzia do e-wizyt przygotowanego i wprowadzonego w sektorze zdrowia.
„E-Consultant to po prostu wirtualne biuro obsługi klienta, które pozwala interesantowi zarezerwować e-wizytę w dogodnym terminie i wybrać jej zakres tematyczny” – wyjaśniła Justyna Izdebska.
Jak zaznaczyła, to narzędzie pozwala na efektywne wykorzystywanie czasu pracy urzędników, ale też klientów. „Wprowadzenie takich e-wizyt pomaga dużo sprawniej obsłużyć dużo większą liczbę osób zainteresowanych. Nie musimy zakładać dodatkowych minut na czekanie w kolejce czy pokonanie drogi do okienka” – uzasadniała.
Magdalena Oczkiewicz, dyrektor konsultingu w firmie Comarch Healthcare S.A. podkreślała z kolei, że narzędzie z powodzeniem zostało już wdrożone w 43 oddziałach Zakładu Ubezpieczeń Społecznych.
„Dzięki wdrożeniu e-wizyt w ZUS placówki te mają możliwość oferowania zdalnych konsultacji, bez konieczności pojawiania się klienta przy okienku. Od października do końca stycznia ZUS przeprowadził ponad 20 tys. takich e-konsultacji – wyliczała Magdalena Oczkiewicz. – To pokazuje duże zainteresowanie tego typu usługami i świadczy o tym, że społeczeństwo, również starsi ludzie, są na nie gotowi” – oceniła.
Zwróciła też uwagę, że sytuacja epidemiczna pewnie wkrótce się zmieni, ale zostaną z nami przyzwyczajenia, dlatego – jej zdaniem – warto myśleć o wdrożeniu narzędzi ułatwiających zdalny, wygodny kontakt.
Podczas cyklu rozmów zastanawialiśmy się też, jak dobrze pracować na odległość.
„Jest wiele badań potwierdzających to, że praca zdalna może być bardziej efektywna, co jest związane z większym dobrostanem pracowników. Natomiast jedno zastrzeżenie, które się pojawia w większości tych badań to to, że pracownik musi wiedzieć, jak pracować zdalnie” – przekonywała Agnieszka Łądka-Barańska, psycholog organizacji i pracy.
Jak mówiła, kluczem do sukcesu jest jednak postawa menadżera. Szefowie, którzy nie ufają swoim pracowników, wzbudzają w nich poczucie lęku. „A z wielu badań psychologicznych wiemy, że odczuwany lek wpływa negatywnie na efektywność” – wskazała.
Organizatorem cyklu był Serwis Samorządowy PAP, a partnerem merytorycznym – firma Comarch Healthcare S.A.
Źródło informacji: Serwis Samorządowy PAP
