Księgowość internetowa to nie tylko KPiR

Dostawcy usług finansowo-księgowych i kadrowo-płacowych proponują coraz nowocześniejsze narzędzia, w tym szeroki zakres usług doradczych oraz zaawansowanych narzędzi administracyjnych. Księgowość internetowa w praktyce przypomina wirtualne biuro, jednak brak potrzeby zatrudnienia księgowej oraz wygoda wynikająca z nowoczesnych rozwiązań informatycznych sprawiają, że z takim rozwiązaniem wiąże się także oszczędność. Coraz więcej spółek kapitałowych, spółek osobowych, stowarzyszeń, samodzielnych przedsiębiorców i fundacji korzysta z księgowości online. Jakie zalety płyną z tego rozwiązania?

Dostawcy nowoczesnych usług księgowości internetowych, jak na przykład ING Księgowość (http://ingksiegowosc.pl/), proponują elastyczne zarządzanie dokumentacją księgową przez przeglądarkę internetową. Dostępny 24/7 system umożliwia przeglądanie, opisywanie i pełną kontrolę nad dokumentami firmy. Elektroniczna baza dowodów księgowych spełnia także w pełni wymagania prawa podatkowego, zastępując konieczność prowadzenia dokumentacji w formie papierowej. Jest to rozwiązanie w pełni bezpieczne, zabezpieczenia systemu księgowości internetowej przypominają bowiem te z bankowości online. Firmy korzystające z takich usług mają pewność, że ich dokumentacja jest w pełni bezpieczna, zarówno w kontekście ochrony danych przed ich utratą, ale także dostępem osób niepożądanych. Narzędzia do elektronicznej dokumentacji pozwalają również na nadawanie konkretnych uprawnień i dostępów poszczególnym osobom w firmie, dzięki czemu pracować w nim może wiele osób pełniących różne role w firmie.

Księgowość internetowa wprowadza wiele wygodnych rozwiązań, pozwalających na monitorowanie rozrachunków z kontrahentami oraz usprawnienie procesu wystawiania i przesyłania faktur. Funkcjonalności te także eliminują konieczność przechowywania dokumentacji papierowej, ograniczając koszty i ułatwiając życie przedsiębiorcy. Monitorowanie rachunków bieżących jest w pełni zautomatyzowane, a kalendarz płatności pozwala na jasny wgląd we wszystkie płatności, zobowiązania i należności. Cała dokumentacja sprzedażowa (raporty kasowe, faktury) może być także przekazywana w postaci elektronicznych plików wymiany, a przechowywana dokumentacja elektroniczna jest w pełni zgodna z wymogami polskiego prawa podatkowego. Systemy księgowości internetowej pozwalają także na rozliczanie wyjazdów służbowych i delegacji, przekazując polecenia do akceptacji oraz księgowania. Ponadto możliwe jest wygodne generowanie gotowych do wydruku faktur i dokumentów.

System do zarządzania bazą dokumentów kadrowo-płacowych, pozwala na ograniczenie czasu związanego z organizacją, wyszukiwaniem i udostępnianiem informacji. Warto jednak pamiętać, że przeniesienie dokumentacji nie eliminuje konieczności prowadzenia akt pracowniczych w formie papierowej, choć posiadanie całej bazy w elektronicznym systemie usprawnia oczywiście wszelkie działania kadrowo-płacowe – pozwala na ewidencję osób zatrudnionych oraz umów, a także zarządzanie danymi dotyczącymi szkoleń BHP i badań profilaktycznych. Zautomatyzowany system pilnuje również terminów ważności, przesyłając informacje o upływających okresach, a każdy pracownik może otrzymać dostęp do wszystkich danych z obszaru personalnego. Rozwiązanie to pozwala na łatwą kontrolę nad dokumentacją, a także szybki wgląd w informacje o umowach, wynagrodzeniu, szkoleniach BHP czy badaniach okresowych.

Księgowość internetowa i związane z nią usługi kadrowo-płacowe mogą być także wykorzystywane na innych szczeblach związanych z organizacją pracy w firmie. Przykładem może być elektroniczna kontrola czasu pracy – system sam generuje każdemu pracownikowi gotowe karty ewidencji, które zintegrowane mogą być także z istniejącymi już w przedsiębiorstwie systemami rejestracji czasu. Planowanie urlopów i nadzór nad informacjami dotyczącymi wykorzystanych już dni jest również możliwe, co usprawnia znacząco organizację pracy. Jest to również wygodne rozwiązanie dla pracowników, którzy wnioski urlopowe mogą składać elektronicznie. Narzędzia kadrowo-płacowe pozwalają także na generowanie kwestionariuszy osobowych dla kandydatów do pracy, a także odpowiednich skierowań na badania. System elektroniczny może być również przydatny przy przejrzystym rozliczaniu premii.

Księgowość internetowa i związane z nią usługi to dla przedsiębiorcy nie tylko oszczędność pieniędzy, ale także wygoda. Intuicyjny interfejs pozwala na łatwą kontrolę nad dokumentacją, fakturowaniem i kadrami, a funkcjonalność raportowania jeszcze bardziej upraszcza nadzór nad działaniem firmy. Księgowość internetowa wykorzystuje również rosnącą popularność urządzeń mobilnych, oferując aplikacje pozwalające na przekazywanie dokumentacji i nadzór nad elektronicznym systemem księgowym. Dzięki takim rozwiązaniom, usługi oraz informacje kadrowo-płacowe i finansowo księgowe są zawsze pod ręką, niezależnie od miejsca pobytu – teczki wypełnione dokumentami, zastępuje smartfon albo tablet.

Bezpieczeństwo, oszczędność i wygoda to bez wątpienia największe atuty takich rozwiązań, a zakres możliwości poszerza się wciąż wraz z rozwojem technologii oraz rosnącym poziomem informatyzacji biznesu i sfery publicznej. Księgowość internetowa w niedalekiej przyszłości w pełni zastąpi dawne rozwiązania. Co więcej, oprócz wsparcia technicznego i udzielania dostępu do nowoczesnych narzędzi, najwięksi dostawcy usług tego rodzaju, jak na przykład ING Księgowość, oferują także obsługę przez licencjonowanych księgowych oraz specjalistów kadrowo-płacowych. Dzięki tak szerokiej ofercie i wsparciu ekspertów, z usług księgowości internetowej korzysta coraz więcej małych i średnich przedsiębiorstw, stowarzyszeń i fundacji, dostrzegając zalety tej formy nadzoru nad działaniem finansów i administrowaniem kadrami. Księgowość internetowa jest więc bez wątpienia czymś więcej, niż tylko księgą przychodów i rozchodów.