Sprawne i umiejętne zarządzanie dokumentami jest jednym z wyzwań, któremu musi sprostać każda współczesna firma. Jego realizację znacząco ułatwiają nowoczesne technologie, które pozwalają na zaoszczędzenie czasu, pieniędzy oraz wprowadzenie do firmy porządku i ekologicznego modelu pracy. Oprogramowaniem, które powinna wdrożyć każda firma, jest system zarządzania dokumentami (z ang. Document Management System, DMS), który pozwala wcielić w życie koncepcję elektronicznego obiegu dokumentów.
Elektroniczny model zarządzania dokumentacją firmową
System zarządzania dokumentami jest nieodłącznie związany z elektronicznym obiegiem dokumentów. Jest to nowoczesne podejście do pracy z dokumentacją, które cieszy się coraz większym zainteresowaniem świadomych przedsiębiorców. Zastąpienie nim tradycyjnego obiegu dokumentów niesie za sobą liczne korzyści. Elektroniczny obieg dokumentów pozwala raz na zawsze wyeliminować problem bałaganu, chaosu i nieporządku związanego z przechowywaniem i procesowaniem dokumentów papierowych. Oferuje zdecydowanie lepszą ochronę wrażliwych, poufnych danych, do których dostęp otrzymują jedynie użytkownicy z odpowiednimi, nadanymi im odgórnie uprawnieniami.
Elektroniczny obieg dokumentów przewiduje zupełnie inny sposób przechowywania zasobów dokumentacji – zamiast w fizycznym, rozbudowanym pod względem powierzchni archiwum, jest ona gromadzona w postaci elektronicznej, w cyfrowym archiwum w chmurze lub na firmowych serwerach. Szybki i wygodny dostęp do całości zasobów uzyskuje się natomiast z poziomu systemu zarządzania dokumentami, który jest narzędziem umożliwiającym wcielenie w życie wszystkich założeń elektronicznego obiegu dokumentów.
Z pracą w oparciu o dokumentację elektroniczną wiążą się liczne korzyści. Są one dostrzegalne w niemal każdej sferze funkcjonowania firmy – począwszy od organizacji pracy, która staje się szybsza, płynniejsza oraz mniej narażona na błędy i opóźnienia, poprzez finanse i oszczędności związane z ograniczeniem zużycia papieru i energii elektrycznej, a kończąc na samym wizerunku, który zyskuje modny i ceniony we współczesnym świecie proekologiczny charakter. Co więcej, dokumenty są łatwo oraz na równych zasadach dostępne zarówno dla osób pracujących w centrali i w oddziałach, jak i dla pracowników wykonujących swoje obowiązki zdalnie, z domowych biur.
System zarządzania dokumentami i jego kluczowa funkcjonalność
Elektroniczny obieg dokumentów pozostałby jedynie teorią, gdyby nie nowoczesne narzędzia informatyczne, które pozwalają na wcielenie w życie wszystkich jego założeń. Najważniejszym z nich jest system zarządzania dokumentami, który pozwala na sprawne digitalizowanie, automatyzowanie i optymalizowanie codziennej pracy z dokumentacją oraz usprawnienie realizacji wszystkich związanych z nimi zadań i procedur. Zaawansowane systemy DMS pozwalają na automatyzowanie przepływu dokumentów i zadań z nimi związanych (workflow). Dzięki temu pracownicy nie muszą się każdorazowo zastanawiać, co zrobić z danym dokumentem i do kogo go skierować – system prowadzi ich według skonfigurowanych odgórnie scenariuszy, procedur i reguł.
Na rynku rozwiązań IT dla biznesu dostępny jest bardzo szeroki wybór systemów do zarządzania dokumentacją. Każdy z nich posiada jednak własną, niekiedy bardzo odmienną funkcjonalność, której zakres znacząco wpływa na jego możliwości. Najnowocześniejsze i najbardziej zaawansowane technologicznie oprogramowanie klasy DMS wykorzystuje technologie i mechanizmy z zakresu m. in. silnika workflow, uczenia maszynowego (ML), sztucznej inteligencji (AI), automatyzacji procesów biznesowych (BPA), robotyzacji procesów biznesowych (RPA), optycznego rozpoznawania tekstu (OCR), podpisu cyfrowego i wielu innych.
Innowacyjne platformy low-code w zarządzaniu firmową dokumentacją
Wśród dostępnych na rynku systemów do zarządzania dokumentami na szczególną uwagę zasługują prawdziwie innowacyjne, zaawansowane technologicznie platformy low-code. Najlepsze z nich nie tylko oferują kluczową funkcjonalność systemów DMS, lecz także pozwalają na szybkie tworzenie szytych ma miarę, wysokofunkcjonalnych aplikacji biznesowych oraz sprawne zarządzanie zmianą, z natychmiastowymi rezultatami.
Sprawne zarządzanie zmianą w obiegu dokumentów pozwala na skuteczne dostosowywanie procesów i scenariuszy biznesowych poprzez wdrażanie potrzebnych modyfikacji zgodnie z rytmem biznesu, aktualnymi potrzebami firmy oraz czynnikami zewnętrznymi, które w dzisiejszych czasach coraz szybciej się zmieniają. Zmiany mogą być wprowadzane na dowolnym etapie cyklu życia aplikacji biznesowych – łatwo, szybko i z natychmiastowym rezultatem. Oznacza to ogromną elastyczność w tworzeniu, rozwijaniu, modyfikowaniu i utrzymywaniu aplikacji do obsługi procesów biznesowych oraz iteracyjne, zwinne dostarczanie narzędzi IT dla biznesu i skuteczne zarządzanie zmianą.
Ponadto, wysokiej klasy platformy low-code odpowiadają na znacznie więcej potrzeb technologicznych współczesnego biznesu niż samo zarządzanie dokumentacją – pozwalają na zaawansowaną digitalizację, automatyzację i zarządzanie procesami oraz umożliwiają dostarczanie dedykowanych aplikacji biznesowych, które będą w stanie obsłużyć nawet 90% wszystkich scenariuszy biznesowych. Wszystko to czyni z nich doskonały wybór dla firm poszukujących najbardziej zaawansowanych i przyszłościowych systemów klasy DMS.
