Czy współpraca z zewnętrzną firmą rzeczywiście opłaci się naszemu przedsiębiorstwu czy może jednak lepszym rozwiązaniem jest samodzielne niszczenie dokumentacji? Po przeczytaniu tego tekstu nie będziesz zadawał/zadawała sobie już tego pytania. Sprawdź, z czym wiąże się powierzenie tego obowiązku specjalistom.
Niszczenie dokumentów – różnice między działaniem na własną rękę a usługami ekspertów
1. czas
Nie da się ukryć, że niszczenie dokumentacji czasem może zająć sporo czasu. Aby oszacować, jak długo będzie trwało to zadanie, musimy wziąć pod uwagę to, ile osób mamy do dyspozycji, oraz jaka jest wydajność sprzętu niszczącego, którym dysponujemy. Następnie należy pomyśleć o wielkości naszego archiwum i odpowiedzieć sobie na pytanie – ile dokumentów trzeba będzie zniszczyć. Taka analiza może przynieść dość pesymistyczne wnioski, szczególnie jeśli jesteśmy przedsiębiorstwem, który nie może pozwolić sobie na chwilowe braki w kadrze. Z fachowymi usługami szybko rozwiążemy ten problem. To zewnętrzni eksperci zajmą się utylizacją, co oznacza, że mamy więcej czasu, by zająć się innymi kwestiami.
2. wygoda
Obsługa biurowych urządzeń do utylizacji akt może nie wymaga szczególnej filozofii. Nadal jednak takie zadanie może spowodować sporo problemu. Niszczenie dokumentów to powtarzalna i dość monotonna czynność. Żeby zutylizować wszystkie akta, których termin przydatności się skończył, musimy wielokrotnie powtórzyć tę samą czynność. Wybór profesjonalistów, takich jak np. Rhenus oznacza, że zwiększy się nasza wygoda. Ale w jaki sposób eksperci są w stanie zadbać o utylizację w wydajny sposób? Wszystko dlatego, że, w przeciwieństwie do zwykłych firm, dysponują oni instalacją, utylizującą jednocześnie ogromne ilości akt.
Oszczędność czasu i komfort odgrywają bardzo ważną rolę i często motywują do tego, by powierzyć niszczenie dokumentów specjalnej firmie. Najbardziej zachęcającym czynnikiem jest jednak zwiększone bezpieczeństwo.
Niszczenie dokumentacji bez strachu o wyciek danych
Nie da się przecenić wagi bezpieczeństwa, szczególnie gdy mowa o procesach związanych z dokumentacją. W końcu to dzięki przestrzeganiu określonych zasad chronimy dane przed ich upublicznieniem. Czy rzeczywiście możemy zadbać o to samodzielnie? Niestety okazuje się, że urządzenia biurowe, służące do utylizacji, mają wiele słabości. To prawda, że na rynku pojawiają się coraz bardziej zaawansowane sprzęty, potrafiące ciąć papier na wąziutkie paseczki. To nie zmienia jednak faktu, że żadna metoda pod względem bezpieczeństwa nie może równać się z utylizacją przeprowadzaną przez specjalistów. Zaawansowane instalacje do utylizacji całkowicie wykluczają ryzyko, że do naszych akt wgląd zyska osoba, z którą nie chcemy dzielić się informacjami. Takie niszczenie dokumentacji daje więc zdecydowanie największe poczucie komfortu i spokój.
