Niszczenie dokumentów zawierających dane osobowe wymaga szczególnego podejścia. Zanim do tego przystąpimy, powinniśmy poznać zasady, o których mówi RODO. Przekonaj się, jak zrealizować to zadanie zgodnie z prawem.
Niszczenie dokumentów zgodnie z RODO – co na ten temat mówią europejskie przepisy?
Trudno znaleźć osobę, która nie słyszała o RODO. Mimo upływającego czasu to nadal głośny temat. Wszystko dlatego, że ochrona danych osobowych dotyczy nas wszystkich. Przedsiębiorstwa zobowiązane są do przestrzegania zasad zawartych w tym europejskim rozporządzeniu. W zapisach znajdziemy m.in. innymi definicję tego, czym jest przetwarzanie danych osobowych. Mówi ona, że przetwarzaniem jest także niszczenie dokumentacji. W praktyce to oznacza, że musimy zaplanować ten proces z uwagą, by nie doszło do możliwego wycieku informacji.
RODO nie określa, w jaki dokładnie sposób przeprowadzić bezpieczne niszczenie akt. Powinniśmy skorzystać z dostępnej wiedzy i technologii, by dostatecznie zabezpieczyć ten proces. Wybór poszczególnych rozwiązań zależy jednak od nas. Taka decyzja zależy przeważnie od tego, jak duże są nasze zbiory i jak bardzo zależy nam na czasie. Oczywiste jest także to, że znaczenie ma także poziom ochrony danych. Ten jest najwyższy, gdy niszczenie dokumentacji przekazuje się zewnętrzne firmie.
Niszczenie dokumentów zgodne zgodnie z RODO – co robią specjaliści, by fachowo zadbać o bezpieczeństwo informacji?
Firmy takie jak np. Destroy&Recycling w określony sposób dbają o to, by szybkie niszczenie dokumentów w ich wykonaniu przebiegało bezpiecznie. W tym celu:
1. stosuje się zaawansowane instalacje do utylizacji
To dzięki nim możemy mieć pewność, że przeprowadzone zostanie niszczenie dokumentów zgodnie z RODO. Takie urządzenia działają inaczej niż typowe niszczarki. Papier jest przetworzony w bardziej zaawansowany sposób niż drogą cięcia na kawałeczki. Efekt? Zero ryzyka, że ktoś odczyta nasze informacje.
2. zabezpiecza się każdy etap procesu
Niszczenie dokumentacji z ekspertami oznacza, że nie musimy się martwić o etap załadunku czy transportu akt do zewnętrznego obiektu. Wszystko jest tak zaplanowane, by całkowicie pozbyć się ryzyka wycieku.
Warto zdawać sobie także sprawę z tego, że eksperci troszczą się o przestrzeganie określonych norm. Poszukajmy więc informacji o certyfikatach i realizowanych procedurach bezpieczeństwa. Rzetelni usługodawcy dbają o to, byśmy bez problemu mogli znaleźć takie dane na ich stronie.
