Przyznawanie urlopu w każdej firmie jest zadaniem skomplikowanym. Pogodzenie istniejących terminów, pilnowanie, aby żaden pracownik nie przekroczył należnej mu puli dni, skoordynowanie wszystkich dat, żeby ważni dla przedsiębiorstwa pracownicy nie otrzymali wolnego w tym samym czasie – każdy z tych problemów narasta, aż w końcu dział kadr przestaje panować nad chaosem.
Elektroniczny wniosek urlopowy
http://www.primesoft.pl/pl/elektroniczny-obieg-dokumentow
Rozwiązanie okazało się banalnie proste – wykorzystać osiągnięcia nowoczesnej technologii. Specjalistyczne programy oparte na systemach Leave Menagment, które często należą do pakietu systemów HRM (systemu zarządzania zasobami ludzkimi), stanowią receptę na problem działu kadr.
Programy te zaopatrzone są w liczne funkcje, dzięki którym możliwe jest zbieranie informacji o pracownikach, ile przysługuje im dni na odpoczynek, jakiego rodzaju urlop się należy, ile dni zostało wykorzystanych, kiedy przypada dogodny termin i czy wnioskowany przez pracownika okres nie pokrywa się z okresem przyznanym innej osobie. W formie papierowej nadzorowanie tak dużej ilości informacji, nawet przy małym gronie zatrudnionych było bardzo trudne i zwiększało ryzyko popełnienia błędów. Przy elektronicznej wersji, wszelkie niezgodności zostaną wykryte automatycznie, co pozwala usprawnić proces akceptowania lub odrzucania wniosków.
Poziom bezpieczeństwa danych
Ograniczona liczba osób posiada dostęp do tych informacji, dlatego wszelkie próby manipulacji zostają natychmiast zarejestrowane, a w przypadku badania nieprawidłowości znacznie zawęża się krąg osób odpowiedzialnych. Pozwala to na sprawowanie lepszej kontroli nie tylko nad urlopami, ale też osobami uprawnionymi do ich przyznawania i zarządzania nimi.
Optymalizacja procesu
Elektroniczne bazy danych znacznie ułatwiają i przyśpieszają pracę działu kadr. Ich działania stają się efektowniejsze, sprawniejsze i wydajniejsze – wszystkie te cechy są pożądane we współczesnym przedsiębiorstwie, które pragnie być widziane jako biznesowy partner, a w przyszłości może nawet lider swojego sektora.
