W dzisiejszych czasach coraz więcej przedsiębiorców, z różnych powodów, decyduje się na to, by księgowość firmową prowadzić samodzielnie. Największą zaletą takiego rozwiązania, bez wątpienia jest fakt, że firma która nie korzysta z usług jakie oferuje biuro rachunkowe, jest w stanie znacząco obniżyć wydatki związane z utrzymaniem firmy. Jednak aby samodzielnie prowadzić księgi rachunkowe firmy, należy bezwzględnie pamiętać o kilku bardzo ważnych kwestiach.
Zaliczki na podatek dochodowy
Każdy przedsiębiorca, decydując się na samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy przede wszystkim powinien zapoznać się z zasadami prowadzenia księgi przychodów i rozchodów. W zdecydowanej większości przypadków taka księga stanowi podstawę do wyznaczania wysokości zaliczki na podatek dochodowy. Jeśli przedsiębiorca nie decyduje się na to, aby skorzystać z możliwości jakie dają usługi księgowe musi pamiętać o tym, że:
– w księdze przychodów i rozchodów (KPiR) obowiązkowo zawarte zostać muszą wszystkie przychody, jakie uzyskane są w ramach sprzedaży,
– w KPiR znaleźć muszą się także te dochody, które nie są bezpośrednio związane z prowadzoną przez przedsiębiorce działalnością gospodarczą,
– w księdze oznaczony zostać musi także zakup materiałów i towarów wykorzystywanych w prowadzonej działalności,
– do księgi przychodów i rozchodów wpisane muszą być wszystkie koszty związane z prowadzoną działalnością.
Wszyscy specjaliści, oferujący odpłatne usługi księgowe dla firm sporządzają wydruk zapisów raz w miesiącu. Przedsiębiorca prowadzący samodzielnie księgowość dla ułatwienia sobie zadania, powinien postępować dokładnie w taki sam sposób. Wzór takiego wydruku jest powszechnie dostępny. Należy szukać go w załączniku numer 1, pochodzącym z rozporządzenia dotyczącego prowadzenia podatkowej księgi przychodów i rozchodów.
Niezbędna rejestracja do podatku VAT
Jeśli w prowadzeniu działalności gospodarczej przedsiębiorcy nie pomaga biuro rachunkowe musi on samodzielnie zorientować się, czy prowadzona przez niego działalność, zgodnie z prawem podlega zwolnieniu z konieczności rejestracji do podatku VAT. Jeśli nie, wówczas konieczna staje się rejestracja w odpowiednim urzędzie przedsiębiorcy jako czynnego płatnika VAT.
Dobry program ułatwia samodzielne prowadzenie księgowości
Każdy przedsiębiorca, który samodzielnie prowadzi księgi rachunkowe, dla ułatwienia sobie pracy, powinien zastanowić się nad najodpowiedniejszym dla jego potrzeb programem księgowym. Oczywiście nawet najlepszy wymaga regularnej aktualizacji, ze względu na dość często zmieniające się przepisy prawne związane z rozliczaniem podatków. Dobrze dobrany program pozwoli przedsiębiorcy na zrozumienie zasad związanych z odpowiednim prowadzeniem spraw księgowych firmy. Dobrej jakości oprogramowanie pomoże między innymi w :
– prowadzeniu dokumentacji związanej z prowadzeniem rejestru dla przedsiębiorców będących czynnymi płatnikami VAT,
– prowadzeniu ewidencji wyposażenia,
– prowadzeniu ewidencji środków trwałych, a także wszelkich wartości niematerialnych oraz prawnych,
– prowadzeniu tak zwanych kilometrówek (o ile oczywiście przedsiębiorca posiada co najmniej jedno formowe auto).
Pochodzący ze sprawdzonego źródła program pomoże w osobnym rozliczeniu kilometrówek do celów podatku VAT, a oddzielnie do podatku dochodowego (pod warunkiem, że przedsiębiorca jest zobowiązany do jego rozliczenia).
W przypadku gromadzenia dowolnej dokumentacji związanej ze sprawami księgowymi, każdy przedsiębiorąca zajmujący się tym samodzielnie powinien pamiętać, że musi ją przechowywać obowiązkowo przez okres 5 lat, począwszy od końca roku podatkowego w którym zostały wydane.
Obowiązki przedsiębiorcy samodzielnie prowadzącego księgowość
Przedsiębiorca, który zdecyduje się na samodzielne prowadzenie księgowości własnej firmy powinien liczyć się w pewnymi dodatkowymi obowiązkami. Co miesiąc przedsiębiorca zobowiązany jest do:
– odprowadzania składek na poczet podatku dochodowego,
– składania właściwie wypełnionej deklaracji VAT,
– uzupełniania i przechowywania pełnej dokumentacji wchodzącej w skład księgi przychodów i rozchodów.
