Czym są faktury ustrukturyzowane, kiedy staną się obowiązkowe, co powinny zawierać i jak je wystawiać? To pytania, które towarzyszą przedsiębiorcom od momentu ukazania się przepisów dotyczących wprowadzenia obligatoryjnych e-Faktur. Rozwiewamy wątpliwości i podpowiadamy, jak przygotować się na nieuchronne zmiany.
Faktura ustrukturyzowana – co to jest?
Jak podaje Krajowy System e-Faktur, faktury ustrukturyzowane to szeroko rozumiane faktury elektroniczne, zapisane w ustrukturyzowanym formacie XLM. Format ten obejmuje informacje, które muszą znaleźć się na dokumencie, w tym np. dane nabywcy i sprzedawcy oraz przedmiot czy kwota sprzedaży. W świetle przepisów faktura ustrukturyzowana wystawiana jest za pośrednictwem Krajowego Systemu e-Faktur i posiada nadany przez niego indywidualny numer identyfikacyjny.
e-Faktura – od kiedy będzie obowiązkowa i co musi zawierać?
Faktury ustrukturyzowane mają stać się obowiązkowe od 1 lipca 2024 roku. Powinny widnieć na nich dokładnie te same elementy, jakie zawiera tradycyjna faktura papierowa, zgodnie z ustawą o VAT. Tzw. struktura logiczna e-Faktury została przygotowana i udostępniona przez Ministerstwo Finansów. Poza informacjami, które są obligatoryjne, dokumenty te mogą zawierać także dane dodatkowe.
Jak wystawiać faktury ustrukturyzowane?
Do lipca 2024 roku faktury papierowe mają zostać wyparte przez standard rządowy. W jaki sposób jednak będzie można wystać e-Fakturę? Proces ten odbywać się będzie poprzez system kadrowo-płacowy przedsiębiorcy połączony z Krajowym Systemem e-Faktur. Po finalizacji transakcji podatnik będzie musiał połączyć się z KSeF w celu zarejestrowania faktury i nadania jej numeru identyfikacyjnego. Jakie narzędzia będą w tym pomocne?
Platforma eFaktura Lite + KSeF
Aby móc zapewnić sobie sprawne wystawianie faktur ustrukturyzowanych, warto już teraz zapoznać się z oprogramowaniem, które nam to umożliwi. Dedykowanym do tego systemem jest m.in. eFaktura Lite + KSEF. To platforma, za pośrednictwem której można nie tylko wystawiać faktury elektroniczne, lecz także je przechowywać, edytować, sprawdzać ich status czy przesyłać do partnerów biznesowych. Jej funkcjonalność pozwala również na:
-
zarządzanie przepływem dokumentów,
-
generowanie faktur, zamówień, korekt, not korygujących i in.,
-
gromadzenie wszystkich dokumentów w jednym miejscu,
-
łączenie wszystkich partnerów i informacji na ich temat w jednym miejscu,
-
podgląd statusu dokumentów (np. czy zostały otwarte przez klienta),
-
błyskawiczną realizację zamówień,
-
zdalny dostęp do dokumentacji z każdego miejsca.
Wszystkie zalety systemu eFaktura Lite + KSeF
Platforma eFaktura Lite + KSeF pozwala na zautomatyzowanie procesów biznesowych poprzez wymianę dokumentów elektronicznych. Oznacza to sprawną możliwość wystawiania e-Faktur, ale też zarządzania dokumentacją firmową z poziomu jednej aplikacji, do której zalogować możemy się również przebywając poza biurem. Co więcej, system ten można zintegrować z ERP-ami, aby zyskać możliwość kompleksowego planowania zasobów, także w zakresie kwestii kadrowych czy zaopatrzenia.
