Wielu startujących ze swoim biznesem przedsiębiorców zadaje sobie właśnie to pytanie. W praktyce nie ma rozwiązań uniwersalnych. Każde z nich w zależności od potrzeb przedsiębiorstwa może przynieść korzyści. Ważne, by wybrać najkorzystniejsze rozwiązanie dla siebie, rozważając za i przeciw każdego z nich.
Własna księgowość – zalety
Zatrudniając księgową na etat mamy pewność, że cała dokumentacja przedsiębiorstwa będzie dostępna na miejscu, niemal od ręki. Prywatna księgowa będzie cały czas trzymać rękę na pulsie i na bieżąco monitorować stan finansów firmy. Zaletą jest także to, że własna księgowa zajmie się dokumentacją bez względu na liczbę faktur. W zależności od potrzeb może także na bieżąco wspierać dział sprzedaży w zakresie prowadzenia rozliczeń, wystawiania faktur i innej, potrzebnej dokumentacji. Prywatna księgowa dopilnuje przy tym, by były one zgodne z obowiązującymi aktualnie przepisami.
Własna księgowość – wady
Na pierwszym miejscu trzeba wymienić koszty. Prywatna księgowość wiąże się z dodatkowymi opłatami, co zwiększa cenę usługi. To jednak nie są jedyne koszty. Uwzględnić trzeba dobór oraz zakup odpowiedniego oprogramowania księgowego, jego serwisu/aktualizacji. Zatrudnienie księgowej to także wzięcie na siebie odpowiedzialności za prowadzone księgi rachunkowe oraz rozliczenia. Prywatna księgowa zazwyczaj nie ma ubezpieczenia OC, które pozwala dochodzić ewentualnej rekompensaty za szkody, a koszty związane z popełnionymi błędami obciążają budżet pracodawcy.
Jeśli całą firmową księgowość prowadzi jedna osoba, to mogą się dodatkowo pojawić problemy, gdy choroba lub urlop zbiegnie się w czasie z terminem oddania ważnych dokumentów do urzędów. Zatrudniając osobę na stanowisko księgowej, trzeba również pamiętać o tym, że powinna ona ciągle podnosić swoje kompetencje, monitorować zmiany w prawie, a to generuje dodatkowe koszty, którymi obciążony jest najczęściej pracodawca (jeśli chce mieć w pełni kompetentnego pracownika). Dodatkowe pytania rodzą się także w związku z kontrolą z Urzędu Skarbowego. Za popełnione błędy musi odpowiedzieć pracodawca.
Biuro księgowe dla firm – zalety
Problemy, które pojawiają się w sytuacji, kiedy księgowa pracuje na etacie, rozwiązują się same w przypadku zlecenia obsługi księgowej na zewnątrz. Przede wszystkim każde biuro księgowe ma obowiązek nabycia ubezpieczenia OC, które stanowi dodatkowe zabezpieczenie dla Klienta.
Biura księgowe zatrudniają zazwyczaj większą liczbę wykwalifikowanych pracowników, dzięki czemu jest znacznie mniejsze ryzyko, że jakiekolwiek obliczenia będą błędne.
W większości biur rachunkowych dla firm Klient otrzymuje także swojego opiekuna, który odpowiada na pytania w razie jakichkolwiek wątpliwości, a jeśli jest nieobecny, jego funkcję przejmuje inna osoba w biurze.
Biuro księgowe bardzo dba również o swoją reputację, a budują ja tylko zadowoleni kontrahenci. Im lepsza jakość usług, tym biuro księgowe dla firm jest lepiej postrzegane na rynku. Z tego względu ciągła aktualizacja wiedzy na temat księgowości, śledzenie aktualnych trendów na rynku oraz zmieniających się przepisów są wpisane w pracę pracowników biura rachunkowego.
Dodatkowo pracownik biura rachunkowego może księgowość firmową reprezentować w urzędzie, co pozwala zaoszczędzić czas. Przykładowo może reprezentować firmę Klienta w przypadku konieczności złożenia wyjaśnień w ZUS-ie, Urzędzie Skarbowym czy też innych instytucjach państwowych, a w razie planowanej kontroli fiskusa przedstawić urzędnikom stosowne dokumenty i odpowiedzieć na wszelkie pytania.
Nie do przeceniania w przypadku tej opcji są także czas oraz komfort. Zlecając księgowość na zewnątrz, można na spokojnie zająć się swoim biznesem bez konieczności ciągłego doglądania spraw księgowych. Co ważne, specjaliści spoza firmy będą działać na jej korzyść i wspierać w rozwoju.
Dobre biuro rachunkowe dla firm to swoisty Partner w biznesie. Nawiązanie współpracy, oprócz podstawowych korzyści wymienionych powyżej związanych z księgowaniem dokumentów oraz rozliczeniem podatków, pozwala inaczej spojrzeć na sytuację finansową i doradzić najkorzystniejsze rozwiązania, biorąc pod uwagę zakres obsługi, specyfikę i potrzeb konkretnego Klienta.
Własna księgowość – wady
Jedynym minusem może być wzrost kosztów prowadzenia księgowości wraz ze wzrostem liczby dokumentów, ale biorąc pod uwagę koszty utrzymywania księgowej na etacie są one wciąż niezwykle korzystne. W dobie Internetu nie ma również problemu z dostarczeniem dokumentacji do Klienta. Wiele biur rachunkowych przesyła skany dokumentów księgowych i/lub daje dostęp do elektronicznych archiwów dokumentów.
Prywatna księgowość czy biuro rachunkowe dla firm – co wybrać
Doprecyzowanie kwestii sposobu prowadzenia księgowości jest niezwykle istotne dla sprawnego funkcjonowania firmy na rynku. Zanim podejmiemy ostateczną decyzję, wpierw określmy swoje potrzeby dotyczące obsługi księgowej. Analizując wszystkie za i przeciw porównajmy oferty z precyzyjnie określonymi kosztami oraz szczegółowymi warunkami umowy. Im więcej kwestii rozważmy na etapie podpisywania umowy, tym współpraca stanie się owocniejsza, a my będziemy sobie gratulować dobrego wyboru.
Artykuł powstał we współpracy z licencjonowanym biurem rachunkowym Tax Expert 24 świadczącym usługi dla firm z sektora MSP, startupów, spółek prawa handlowego oraz firm z udziałem kapitału zagranicznego.
czy ktoś ma jeszcze jakieś przemyślenia co do wad i zalet przy wyborze biura i księgowej?