Wraz z dynamiczną informatyzacją sektora prywatnego oraz publicznego rośnie popularność nowoczesnych rozwiązań i narzędzi ułatwiających elektroniczne zarządzanie księgowością i finansami. Księgowość online, bo pod tym hasłem kryje się gro podobnych usług i programów, wybierana jest dziś coraz częściej nie tylko przez mniejsze przedsiębiorstwa, ale także instytucje czy osoby prowadzące własną działalność gospodarczą. Doceniają one przede wszystkim wygodę związaną z obsługą płatności, w tym wystawianiem faktur elektronicznych. Jak to działa?
Faktury elektroniczne, zwane również jako e-faktury czy faktury online, to cyfrowy dokument spełniający funkcję faktury tradycyjnej. W naszym kraju jasno regulowane są kwestie prawne związane z wykorzystaniem tego typu faktur, o czym mówi rozporządzenie ministerstwa finansów z 2005 roku. Prawo z czasem ewoluowało, określając dokładne zasady przechowywania e-faktur, w tym trybu udostępniania ich organom państwowym (np. w przypadku kontroli skarbowej). Prawo jest również coraz bardziej elastyczne, dając podatnikom sporo swobody w zakresie obrotu fakturami online. Czym różnią się one od faktur tradycyjnych i jakie oprogramowanie księgowe może ułatwić przedsiębiorcom fakturowanie?
Faktury tradycyjne to przeżytek
E-faktura w pełni zastępuje fakturę tradycyjną, przesłana bowiem w formie elektronicznej i wydrukowana ma takie same właściwości prawne jak faktura papierowa – przesyłana tradycyjnie drogą pocztową. Popularność fakturowania online nie wynika jednak jedynie z oszczędności związanej z pomijaniem kosztów przesyłki czy przechowywania i organizacji dokumentów w opasłych teczkach. Z zastosowaniem e-faktury wiąże się przede wszystkim przyspieszenie procesów związanych z płatnościami oraz gwarancja bezpieczeństwa, że odbiorca otrzyma na czas przesyłany dokument. Sam proces organizacji wystawionych czy otrzymanych faktur jest również ułatwiony – dostęp do potrzebnego w danej chwili dokumentu jest dużo prostszy. Prostsze jest również zarządzanie bazą danych kontrahentów. W związku z tym wszystkim, popularność e-faktur stale rośnie, choć Polska na tle innych państw Unii Europejskiej wypada jeszcze dość słabo – brak bowiem zunifikowanego unijnego systemu nakreślającego zasady prawne związane z fakturowaniem online, stąd każde państwa regulują je same. W państwach skandynawskich już nawet wszystkie organy administracji rządowej korzystają z takich rozwiązań, dzięki czemu ich budżety oszczędzają miliardy euro!
Programy do fakturowania online
Wraz z informatyzacją biznesu i sfery publicznej oraz w wyniku rozwoju licznych usług finansowo-księgowych, kadrowo-płacowych i bankowych, na rynku funkcjonuje wiele firm oferujących różnorodne oprogramowanie do faktur online. Księgowość online właściwie dziś przypomina już internetowe biuro księgowe. Oprócz zaawansowanych narzędzi przygotowanych do zarządzania finansami i kadrami, najlepsi dostawcy tego typu usług oferują również wsparcie zespołu specjalistów. Pomagają oni przygotowywaniu dokumentów czy też nawet wspierają przedsiębiorcę w razie kontroli skarbowej lub w analizach finansowych związanych chociażby z wnioskowaniem o kredyt. Na polskim rynku – w kontekście zarówno narzędzi do fakturowania, jak i usług pełnej księgowości online – wyróżnia się szczególnie oferta ING Księgowość.
ING oferuje zaawansowane oprogramowanie, pełne wsparcie w formule zdalnej oraz niezwykle wysoki poziom bezpieczeństwa. Wszelkie dane przechowywane są w chmurze, a nadawanie różnych uprawnień korzystającym z narzędzia pracownikom pozwala na zniwelowanie ryzyka błędu ludzkiego. Co również ciekawe, abonament za tego typu usługi bywa nawet tańszy niż zatrudnienie księgowej, stąd wiele mniejszych przedsiębiorstw decyduje się właśnie na tego typu rozwiązanie, przenosząc całkowicie obsługę finansowo-księgową i kadrowo-płacową do kanału internetowego.
Wygodne zarządzanie finansami
Z wykorzystaniem specjalnych programów ułatwiających wystawianie i przesyłanie faktur elektronicznych wiążą się także dodatkowe zalety i ułatwienia. Przydane są na przykład automatyczne systemy do monitorowania bieżących rachunków, czy też kalendarze płatności umożliwiające wgląd w aktualne należności, transakcje i zobowiązania. Do zarządzania e-fakturami można dziś nawet wykorzystywać urządzenia mobilne, specjalnie zaprojektowane aplikacje pozwalają bowiem pełen nadzór nad finansami i prosty wgląd we wszystkie informacje. Smartfon w takim wypadku zastępuje więc niepraktyczną teczkę z dokumentami. Przydatne są również narzędzia do tzw. „miękkiej windykacji”, które pozwalają na automatyczne lub ręczne generowanie monitów, przypomnień, ponagleń czy nawet wezwań do zapłaty na bazie danych z faktur elektronicznych. Dzięki tak szerokiemu spektrum możliwości fakturowanie online staje się wygodne, łatwe i dużo tańsze, niż archaiczne rozwiązania.
