Jest to opis przebiegu jakiegoś spotkania, zebrania, czy też narady w firmie. Jest dokumentem na podstawie którego osoba nieobecna może zapoznać się z działaniami jakie zostały podjęte, jak i stwierdzić na przykład jakie umowy zostały zawarte, jakie poprawki wprowadzono itp. Może ono być także kierowane do osób będących na zebraniu, czy też przełożonych. Jest to jednak wyłącznie sucha informacja. Pozostawia ona ślad po jakimś wydarzeniu.
Pisząc sprawozdanie pamiętajmy o dacie, miejscu, temacie oraz o liście obecności i podaniu stanowiska, czy też funkcji jakie pełnią poszczególne osoby. W dalszej części układamy fakty chronologicznie, według kolejności wypowiedzi osób biorących udział w danym zebraniu. Przekazujemy rzetelne wydarzenia jakie miały miejsce. Umieszczamy także wypowiedzi krytyki na temat osoby do której skierowane jest to sprawozdanie. Robimy notatki ze względu na to, iż pamięć ludzka jest zawodna.
Pod żadnym pozorem nie dodajemy własnych komentarzy. Nie jest konieczne pisanie wniosków, jeśli już się ktoś uprze to w zupełności wystarczy to zapisać w jednym zdaniu. Jeśli tekst jest długi podziel go na „sekcje”. Dopisz temat oraz używaj akapitów.
