W raporcie opisujemy problemy jakie zostały podjęte, analizujemy je, a następnie podajemy sposób ich rozwiązania i w końcowej fazie samo rozwiązanie. W przeciwieństwie do sprawozdania, gdzie komentarze nie były mile widziane, tutaj jednak są pożądane.
Należy nazwać problem, określić jego czas i przedstawienie powodów jego zaistnienia. W rozwinięciu umieszczamy wszystkie dane na temat danego problemu. Opieramy się na konkretnych liczbach i faktach, tak aby był on rzetelniejszy, a tym samym wiarygodny i pozwalał czytelnikowi na zapoznanie się z daną sytuacją. Posłużmy się dokumentacją, jeśli takową posiadamy, by przedstawić wszystkie materiały przydatne do podjęcia ostatecznej decyzji.
Następnie po przedstawieniu danych należy podać rozwiązania, które również powinny być poparte szczegółowym opisem dotyczącym konsekwencji tego rozwiązania. Nie poprzestawajmy wyłącznie na jednym rozwiązaniu, które z początku wydaje nam się najlepsze. Być może okaże się, że to tylko złudzenie.
Raport powinien zawierać datę, nazwisko autora oraz osoby, do której jest on skierowany, czy też nazwy firmy dla której został sporządzony. Także powinniśmy wpisać tytuł o tematyce problemu raportu. W przypadku, gdy jest za długi należy ponumerować każdą ze stron oraz dołączyć streszczenie.
