Mamy wiele form korespondencji na przykład internet, telefon, używane w prywatnych korespondencjach. Jeśli chodzi natomiast o korespondencje biznesową opiera się ona na piśmie, dokumencie. Dlatego, iż w razie jakichkolwiek niejasności może posłużyć za dowód.
W lewym górnym rogu piszemy nazwisko i swój adres zamieszkania pod którym jesteśmy zameldowani oraz w kilku słowach ujmujemy temat listu. W prawym górnym rogu umieszczamy nazwę miejscowości w której aktualnie mieszkamy oraz datę napisania listu. Poniżej należy wpisać adres firmy lub osoby do której skierowane jest to pismo. Dzięki temu możemy skorzystać z kopert z okienkiem.
Poniżej zwracamy się do samego odbiorcy używając formy grzecznościowej na przykład „Szanowny Panie Prezesie”. W przypadku, gdy piszemy do przyjaciół możemy sobie pozwolić na pewne fantazje, lecz nie w innych przypadkach. Oczywiście należy uważać na błędy ortograficzne w przeciwnym razie możemy rozpocząć pisanie od nowa. Zresztą nikt by nie chciał, aby jego list był pokreślony i nieczytelny. Należy zachować przejrzystość tekstu. Dlatego również nie piszmy zdanie po zdaniu bez zachowania odpowiednich odstępów. Jeśli natomiast nie piszemy zbyt ładnie to najlepiej rozwiązać ten problem w prosty sposób, po prostu napisać go na komputerze i wydrukować. Informacja, którą chcemy przekazać powinna być precyzyjna, nie brzmiąca dwuznacznie. Od tego jak napiszemy list zależy, jak będziemy postrzegani przez samego odbiorcę.
Pamiętajmy także o tym, aby wybrać odpowiednie miejsce do napisania naszej korespondencji. Uważajmy na to by mieć czyste ręce oraz by miejsce, na którym piszemy było również czyste. Czytanie brudnej pracy z pewnością nie należy do przyjemności. Piszemy na białej kartce o formacie A4.
Na zakończenie, poniżej tekstu po prawej stronie dodajmy formę grzecznościową na przykład „z poważaniem”. Nie przesadzajmy zbytnio z tą formą, gdyż może to również wywrzeć negatywny wpływ na odbiorcę.
