Prowadzenie firmy wiąże się nieodzownie z generowaniem w trakcie jej działalności, wielu dokumentów księgowych – dowiedz się jak bezpiecznie i zgodnie z prawem je przechowywać.
Przechowywanie dokumentów księgowych – jak to zrobić?
Prowadzenie firmy wiąże się nieodzownie z generowaniem w trakcie jej działalności, wielu dokumentów księgowych. Nie jest to kwestia wynikająca jedynie z obowiązku utrzymywania porządku i przejrzystości funkcjonowania, ale obwarowana prawem procedura. Ten obowiązek gromadzenia i odpowiedniego przechowywania dokumentów księgowych nakłada na właścicieli firm ustawa o rachunkowości (art.4 ust.3 pkt. 6 oraz art.10 ust.1).
Dokumentacja księgowa- co to takiego?
Prowadzenie księgowości w firmie lub innej jednostce organizacyjnej tak naprawdę opiera się na różnego rodzaju dokumentach, które powstają na wszystkich etapach i w każdej sferze jej działania. Możemy wyróżnić elementy wchodzące w skład dokumentacji księgowej, która powinna znaleźć się w każdej firmie. Należą do nich:
●księgi podatkowe,
●ewidencje i rejestry VAT sprzedaży i zakupów,
●dowody księgowe,
●dokumenty inwentaryzacyjne oraz sprawozdania finansowe za poszczególne okresy działalności.
Istotne jest, aby powyższe dokumenty były gromadzone w porządku chronologicznym, były odpowiednio ponumerowane i opisane.
Prawny obowiązek przechowywania dokumentów księgowych
Prawo zobowiązuje do określonych zachowań, które należy bezspornie wprowadzić, aby uniknąć poważnych konsekwencji. Ustawa o rachunkowości nakłada obowiązek przechowywania dokumentów księgowych przede wszystkim w taki sposób, aby były one odpowiednio chronione i zabezpieczone przed rozpowszechnianiem ich przez osoby niepowołane, przed uszkodzeniem lub zniszczeniem. Dokumentacja księgowa jest podstawowym dowodem podczas kontroli urzędu skarbowego. Dlatego też jednocześnie powinno być przechowywana w taki sposób, aby w trakcie ewentualnej kontroli organów skarbowych dostęp do niej nie był utrudniony. Łamanie przepisów w zakresie przechowywania dokumentów księgowych ponosi za sobą poważne konsekwencje. Jeśli kontrola skarbowa wykaże jakiekolwiek uchybienia w tym względzie należy liczyć się z wysokimi karami. Za brak archiwizacji dokumentów lub niewłaściwe ich przechowywanie grozi odpowiedzialność karna z art. 83 Kodeksu karnego skarbowego.
Zdążyć przed kontrolą skarbową
Zdarza się niejednokrotnie, że właściciele firm nie przykładają wystarczającej wagi do obowiązku przechowywania dokumentów księgowych. Wynikać to może z braku stosownej wiedzy z tego zakresu lub z braku odpowiedniego wyposażenia miejsca działalności. Kontrola kończy się wówczas dotkliwą karą grzywny. Zazwyczaj to jest także ten moment, kiedy właściciel firmy postanawia w końcu odpowiednio zatroszczyć się o swoje dokumenty. Nie warto jednak zwlekać. Bardzo dobrym rozwiązaniem może okazać się złożenie obowiązku przechowywania dokumentacji księgowej w ręce profesjonalnego podmiotu.
Dokumenty księgowe w rękach profesjonalisty
Troskę o swoją dokumentację księgową warto przekazać firmie Rhenus Data Office Polska, która specjalizuje się w kompleksowej obsłudze dokumentów. Jedną z usług jakie oferuje, jest przechowywanie dokumentów księgowych i ich archiwizacja. Wśród usatysfakcjonowanych klientów tej firmy znajdują się największe polskie i zagraniczne przedsiębiorstwa, jak również instytucje administracji rządowej i samorządowej, a także duża ilość średnich i małych firm. Rhenus Data Office Polska proponuje swoim klientom dwa modele przechowywania dokumentów: zewnętrzną i wewnętrzną. W pierwszym przypadku, właściciel firmy zleca przeniesienie swoich dokumentów do jednego z obiektów Rhenus Data Office Polska, gdzie zostają one odpowiednio selekcjonowane i zabezpieczone. Wszystko to przy użyciu klasycznych i nowoczesnych rozwiązań: od segregatorów po elektroniczne nośniki danych. Jeżeli jednak przedsiębiorca nie chce pozbywać się dokumentów z terenu firmy lub jest zobligowany do przechowywania ich na miejscu, może skorzystać z drugiego modelu. Wówczas wykwalifikowani pracownicy Rhenus Data Office Polska przekażą fachową wiedzę i wdrożą odpowiednie procedury, w tym instrukcję kancelaryjną. W obu przypadkach, przedsiębiorca, który zdecyduje się na powierzenie tych kwestii Rhenus Data Office Polska, może spodziewać się nie tylko wypełnienie wymogów prawnych i odpowiedniego poziomu ochrony dokumentów, ale także oszczędności czasu, pieniędzy i większej efektywności działania swojej firmy.
