Ważną częścią codziennego życia jest porządkowanie dokumentów. Wielu uzna to za niezwykle żmudne zajęcie, jednak warto zastanowić się, czy zostawienie w dokumentach bałaganu nie jest na dłuższą metę opcją bardziej zabierającą czas, bo czyż nie jest nam łatwiej funkcjonować, gdy dobrze wiemy gdzie co jest?. W tym artykule omówimy, w jaki sposób należy zabrać się za porządkowanie dokumentów, by można się było w nich naprawdę łatwo zorientować.
Kategorie dokumentów
Kategorie, na które można podzielić domowe dokumenty to między innymi:
- opłaty za wodę, energię, gaz
- umowy o pracę, potwierdzenia uzyskanych certyfikatów
- paragony
- dokumenty osobiste
- dokumenty związane z opieką zdrowotną
Już samo spojrzenie na tę listę kategorii powinno nam dobrze uświadomić, jak istotne będzie uporządkowanie tych dokumentów – w końcu sprawy związane ze zdrowiem, rachunkami i pracą są dla nas wszystkich raczej kluczowe…
Zabieramy się za porządki
Podczas porządkowania dokumentów warto zdecydować się na sposób oznaczania kategorii, który pozwoli na łatwe ich odróżnienie. Można na przykład zastosować segregatory w różnych kolorach, z których każdy będzie służył do przechowywania innego rodzaju dokumentów. Segregację kolorami należy uzupełnić użyciem etykiet z nazwami kategorii. Mogłoby się wydawać, że same etykiety wystarczą, ale zastosowanie kolorów sprawi, że dana teczka zacznie nam się natychmiast kojarzyć z konkretnym typem dokumentów, przez co ich znalezienie stanie się dla nas jeszcze łatwiejsze. Niby mała rzecz, ale naprawdę pomaga!
Podczas wkładania dokumentów do segregatorów najlepiej jest umieścić je w koszulkach, dzięki czemu mniejsze jest ryzyko ich poniszczenia się. Co więcej, warto również umieścić je w taki sposób, by dostęp do najnowszych dokumentów był najłatwiejszy – to po nie bowiem będziemy sięgać najczęściej.
Przy okazji porządkowania dokumentów niewątpliwie warto zrobić kopie tych najważniejszych, najlepiej w formie elektronicznej. O ile bowiem segregacja ma na celu między innymi zapobiegnięcie ich gubieniu, segregacja dokumentów daje nam niesamowitą okazję, by wprowadzić środki zabezpieczające na taką niechcianą ewentualność.
Oszczędź sobie nerwów
Jak widać po opisanych wyżej krokach, porządkowanie dokumentów w biurze to zajęcie, które wymaga bardzo dobrego przygotowania i dokładności. Z drugiej strony warto jednak poświęcić te kilka godzin raz na jakiś czas, ponieważ dzięki temu oszczędzimy później czasu na ich szukanie. Każdy, kto kiedykolwiek nie mógł znaleźć ważnego dokumentu, doskonale wie iż wiąże się to nie tylko ze straconym czasem, ale i ogromną ilością nerwów. Lepiej jest więc sobie tego oszczędzić!
W przygotowaniu artykułu pomógł sklep internetowy bewu.pl.
