Polska firma doradcza Conperio stworzyła aplikację do typowania pracowników oszukujących na „L4”. Jest to pierwsze tego typu narzędzie na rynku. „Pulpit Absencji” ma na celu skuteczne zarządzanie absencją chorobową w firmach i wyłapywanie „czarnych owiec” wykorzystujących chorobowe niezgodnie z przeznaczeniem. Nowa aplikacja ma wspierać pracę działów HR.
Została zaprojektowana tak, by na bieżąco dostarczać przełożonym kluczowe informacje dotyczące absencji pracowniczej w przedsiębiorstwie, a jej obsługa ma być prosta i intuicyjna. Firmy wciąż borykają się bowiem z kosztownym problemem nadużywania przez pracowników „L4”. W trzecim kwartale 2021 roku po kontrolach ZUS zakwestionowano w całej Polsce zasiłki chorobowe na kwotę 1,9 mln zł. Jak wynika z analizy Conperio, największej polskiej firmy doradczej zajmującej się problematyką absencji, średnio aż 32% z 30 tys. kontrolowanych przez firmę „L4” rocznie, wykorzystywanych jest w sposób niewłaściwy.
Dotychczas, zliczanie wskaźnika absencji odbywało się w wielu firmach przez mozolne, ręczne przerzucanie danych, a wyniki prezentowane były w formie opracowanych tabelek, aktualizowanych każdorazowo poprzez wypełnienie pliku Excel. Sama informacja była z kolei dosyć uboga, a wskaźnik absencji nie nadawał się w wielu przypadkach do dalszej analizy i wnioskowania.
Opracowane na bazie ponad 15 lat doświadczeń firmy doradczej Conperio, wartości kluczowych wskaźników efektywności (Key Performance Indicators), poinformują przełożonych, że na któryś z aspektów dotyczących absencji chorobowej należy zwrócić w firmie szczególną uwagę. Jeszcze żadna aplikacja do tej pory nie była w stanie wykonać tak szczegółowej analizy „L4”, która pomoże m.in. precyzyjnie wytypować danego pracownika do przeprowadzenia kontroli. Dla absencji pracowniczej aplikacja monitorować będzie m.in.: średnią długość trwania ZUS ZLA, wskaźnik absencji ze wskazaniem 1 oraz 2, rozkład częstości pobierania zwolnień, wskaźnik absencji hospitalizacji, wskaźnik opiek, procentowy udział liczby ZUS ZLA wystawionych na 1 dzień czy przewidywane zakończone absencje.
– W celu efektywnego wsparcia przedsiębiorców borykających się w swoich firmach z nadmiernym problemem absencji chorobowych, które generują wymierne straty, zaprojektowaliśmy Pulpit Absencji. Aplikacja ta jest w stanie natychmiast wskazać, iż coś w funkcjonowaniu przedsiębiorstwa wymaga uwagi i może potrzebować podjęcia odpowiedniego działania. Narzędzie korzysta ze zdywersyfikowanych źródeł danych, jest stworzone tak, by każda organizacja, nawet ta o bardzo złożonej strukturze, mogła je w prosty sposób dostosować do swoich potrzeb – mówi Mikołaj Zając, ekspert rynku pracy, twórca Pulpitu Absencji.
Kluczową rolę w obniżaniu absencji chorobowych w firmach odgrywają przede wszystkim wykfalifikowani menedżerowie. Jak podkreśla ekspert, wielu kierowników w Polsce nie jest odpowiednio przygotowana do pełnienia roli lidera w przedsiębiorstwie. Pomóc ma im nowa aplikacja.
– Z audytów wynika, iż kierownicy pełniący rolę liderów w polskich przedsiębiorstwach chętnie zaangażowaliby się bardziej w proces zminimalizowania fałszywych „L4” wśród podwładnych, ale nie posiadają ku temu ani odpowiednich narzędzi, ani wystarczającego know-how w postaci skutecznego przeszkolenia. Dzięki nowej aplikacji menedżerowie będą mieli pod ręką, w jednym miejscu m.in. dane dotyczące częstotliwości zwolnień chorobowych poszczególnych pracowników w firmie, przeprowadzonych kontroli „L4” wśród załogi, czy też dane dotyczące niezwykle cennego feedbacku pochodzącego od pracowników z tzw. rozmów poabsencyjnych oraz korygujących – wyjaśnia Mikołaj Zając.
Aplikacja posiada zwięzłe, jasne i intuicyjne mechanizmy prezentacji oraz wizualizacji danych. Jej celem jest gromadzenie wszystkich najważniejszych, łatwo dostępnych informacji dotyczących zwolnień lekarskich wśród pracowników, w jednym miejscu – tak, aby osoby odpowiedzialne za podejmowanie decyzji szybko mogły je przyswoić. Informacje zawarte w Pulpicie Absencji zostały uszyte na miarę, w zależności od potrzeb danego użytkownika lub ich grupy. Jako narzędzie analityczne Pulpit Absencji obsługując wiele formatów danych pozwoli generować szczegółowe raporty, wykresy, grafiki oraz tabele dotyczące kompleksowego i skutecznego monitorowania poziomu absencji w firmie. Korzystanie z Pulpitu Absencji daje firmom możliwość zinterpretowania i określenia skali problemu absencji chorobowej oraz podjęcia natychmiastowych działań korygujących.
Najważniejsze funkcje:
-
Precyzyjne typowanie pracowników do przeprowadzenia kontroli „L4”.
-
Dostęp do wskaźników absencji chorobowej dla całego zakładu pracy, a także pojedynczych pracowników – m.in. liczba wygenerowanych dni chorobowego, liczba wygenerowanych zwolnień z analizą kalendarzową, wartość wygenerowanej absencji dla zakładu, dane za rok poprzedni.
-
Wyszczególnienie wskaźnika absencji chorobowej dla konkretnych działów firmy.
-
Analiza szczegółowa z uwzględnieniem rozbicia na grupy długości trwania zwolnień – krótkie, długie, bardzo długie, rozbicie na wskazania lekarskie, uwzględnienie wskaźnika B – ciąża.
-
Analiza wskaźnika Bradford – pomiar krótkich nieobecności w pracy.
-
Wskazanie wg. klasyfikatora osób z największym procentowym udziałem absencji w przedsiębiorstwie.
-
Automatyczny raport nietypowych sytuacji związanych ze zwolnieniami chorobowymi – system alertów.
-
Możliwość skorelowania informacji o absencji z wiekiem pracowników, ich płcią, stażem pracy, wielkością firmy, jej lokalizacją czy rodzajem prowadzonej działalności.
-
Możliwość porównania poziomu absencji chorobowej w przedsiębiorstwie do innych firm.
Po kontroli aplikacja pokaże precyzyjny rozkład wyników kontroli, udziału naruszeń oraz błędnie podanych adresów. Pulpit Absencji będzie również pozwalał działom HR w jak najprostszy sposób monitorować działania podejmowane przez samych kierowników i menedżerów. Po co to wszystko?
W oparciu o tak szczegółową analizę, można błyskawicznie zapobiegać nieprawidłowościom w obszarze absencji, a osobę wykazującą niepokojące tendencje można skierować na przykład bezpośrednio z aplikacji do kontroli zwolnienia chorobowego – dodaje twórca aplikacji, Mikołaj Zając.
Jak wylicza firma doradcza Conperio, zmniejszenie poziomu absencji wśród załogi dużych zakładów produkcyjnych tylko o 1%, może pozwolić przedsiębiorstwu zatrudniającemu 500 osób, na zaoszczędzenie nawet 45 000 zł miesięcznie!
Nowa aplikacja webowa dostępna będzie dla użytkowników, którzy zalogują się wcześniej otrzymanym loginem oraz hasłem dostępu. Z Pulpitu Absencji korzystać można również na urządzeniach mobilnych – m.in. na smartfonach oraz tabletach.
Źródło: Conperio
