Wprawdzie posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe, ale przecież w przypadku wielu zawodów nie wyobrażamy sobie, by przedstawiciele mogli jej nie używać w celu nadania wiarygodności dokumentom. Dlaczego? To proste: pieczątka to przedmiot, który w powszechnym rozumieniu potwierdza ważność dokumentów i je uwiarygadnia. Co o posiadaniu pieczątki firmowej mówi polskie prawo? Jakie dane powinny się znajdować na stemplu, by uniknąć kary finansowej? O tym poniżej.
Posiadanie pieczątki nie jest przymusem
Trzeba zacząć od tego, że posiadanie pieczątki firmowej nie jest obowiązkowe. Zapisy w ustawach i rozporządzeniach wskazują tylko na nielicznych specjalistów, którzy muszą posługiwać się pieczątką. Należą do nich:
- lekarz weterynarii
- lekarz (różne specjalizacje)
- diagnosta laboratoryjny
- pielęgniarka/położna
- instruktor i wykładowca nauki jazdy
- pracownicy jednostek administracyjnych typu urzędy czy szkoły.
Co ważne w polskim ustawodawstwie nie znajdują się przepisy nakładające na przedsiębiorców obowiązek umieszczania stempla na fakturach, choć jest to dość powszechna praktyka. Pieczątki firmowe wykorzystywane są w tym celu bardzo często, ponieważ nadają dokumentom wiarygodności.
Jakie dane zawrzeć na pieczątce firmowej?
Wyrabianie pieczątek nie jest procesem kłopotliwym, a samo składanie zamówienia bardzo szybkie – można go swobodnie dokonać przez Internet. Nic więc dziwnego, że większość przedsiębiorców decyduje się na zakup stempla firmowego. Trzeba jednak pamiętać o tym, jakie informacje powinny się na nim znaleźć. Przedsiębiorca jest zobowiązany, by w obrocie gospodarczym podać pełny zakres danych. Jeśli nie umieścimy potrzebnych informacji na pieczątce, to muszą się one na niej znaleźć w innej formie. Właśnie dlatego najlepiej na stemplu umieścić wszystkie z prawnego punktu widzenia potrzebne informacje. Jakie? O tym poniżej.
Dane uniwersalne (osoba fizyczna)
- nazwa firmy
- imię i nazwisko;
- dane adresowe siedziby
- NIP
Nieco inaczej wygląda kwestia w przypadku spółki prawa handlowego. W takiej sytuacji można pominąć imiona i nazwiska osób ją reprezentujących. Wiele firm preferuje bardziej rozbudowane pieczątki, np. zawierające numer KRS, czy wysokość kapitału zakładowego (w przypadku pieczątki spółki z o.o. i spółki akcyjnej) czy wysokość kapitału wpłaconego dla spółki akcyjnej.
Spółki Prawa handlowego:
- nazwa spółki
- adres siedziby
- NIP
- oznaczenie sądu rejonowego
- wysokość kapitału zakładowego (spółki z o.o. i spółki akcyjne)
- wysokość kapitału wpłaconego (spółki akcyjne)
Nazwa firmy/nazwa spółki
Jednoosobowa działalność gospodarcza nosi imię i nazwisko osoby prowadzącej, dlatego też one powinny się znaleźć na pieczątce firmowej. Jeśli przedsiębiorca we wniosku rejestracyjnym CEIDG podał dodatkową nazwę lub pseudonim, to one również powinny się znaleźć na pieczątce. Uzasadnienie znajduje się w art. 432 § 1 ustawy kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że przedsiębiorca działa pod firmą.
Artykuł 431 § 1 ustawy kodeksu cywilnego stanowi, że firmą osoby prawnej jest jej nazwa. W związku z tym spółki handlowe powinny podać na pieczątce firmowej pełną nazwę. Często ze względu na czytelność wykorzystywana jest nazwa skrócona, która powinna być podana w trakcie rejestracji spółki.
Adres siedziby
Jeśli chcemy na pieczątce firmowej umieścić adres siedziby, to powinien on być taki sam jak ten, który został podany we wniosku CEIDG-1. Jeśli prowadzimy jednoosobową działalność bez wskazania siedziby, należy wskazać swój adres. Zawarcie tych danych może pomóc w identyfikacji przedsiębiorstwa, zwłaszcza że w kraju może funkcjonować wiele firm o takim samym albo podobnym brzmieniu. Warto pamiętać o artykule 433 kodeksu cywilnego, który mówi o tym, że firma danego przedsiębiorcy powinna na tyle różnić się od innego podmiotu działającego na rynku, by nie mogła być z nią mylona co do miejsca działalności, jej podmiotu czy źródeł zaopatrzenia.
NIP
Obok Numeru Identyfikacji Podatkowej przedsiębiorcy często posługiwali się numerem REGON. Dziś zalecane jest wyłączne korzystanie z NIP-u. Jest on wymagany, by potwierdzić autentyczność dokumentów przez ustawę o swobodzie działalności gospodarczej.
Bez względu jednak na to, czy interesują nas pieczątki jednoosobowej działalności gospodarczej, czy pieczątki spółki z o.o. warto pamiętać o zamawianiu tuszu innego niż czerwony, gdyż ten jest zarezerwowany dla urzędów.
Kary za brak danych
Przedsiębiorcy, którzy oferują towary lub usługi w sprzedaży bezpośredniej czy też na odległość są zobowiązani do podania na pieczątce wszystkich danych. Kwestię tę reguluje artykuł 21 ustawy z dnia 2 lipca 2004 roku o swobodzie działalności gospodarczej.
- Przedsiębiorca może zostać ukarany, jeśli nie wskaże:nazwy firmy lub nazwy przedsiębiorcy ze wskazaniem formy prawnej, a w przypadku osoby fizycznej – imienia i nazwiska przedsiębiorcy oraz nazwy, pod którą wykonuje działalność gospodarczą.
- Numeru Identyfikacji Podatkowej
- adresu przedsiębiorcy lub siedziby firmy
Gdy przedsiębiorca zlekceważy obowiązek umieszczenia tych danych, to ustawa przewiduje możliwość nałożenia przez sąd rejonowy grzywny wysokości do 5 tys. zł na osobę odpowiedzialną za niewykonanie tego obowiązku. Artykuł 206 ustawy z dnia 15 września 2000 roku kodeksu spółek handlowych wskazuje, że przedsiębiorcy, którzy działają w firmie spółek, mają obowiązek umieszczać pewne dane we wszystkich pismach, zamówieniach handlowych oraz na firmowej stronie internetowej.
Pieczątka firmowa zawsze pod ręką
Zamieszczania danych na ważnych dokumentach nie unikniemy, a stempel to ich idealny nośnik. Dodając na pieczątce takie dane jak numer telefonu, adres e-mail czy adres strony firmowej dodatkowo ułatwiamy kontakt z nami. To także bardzo skuteczna forma reklamy. Dostępne są różne rodzaje pieczątek, co niewątpliwie ułatwia optymalny dobór stempla do swoich potrzeb.
Profesjonalne pieczątki firmowe możesz zamówić na stronie: http://www.stampler.pl/
