Planując wydatki na działalność operacyjną wiele firm staje przed koniecznością skorzystania z usług firm zewnętrznych. O ile jednak usługi IT, księgowość czy nawet działy kadr i płac są dosyć często obsługiwane jako usługi obce, o tyle działy administracji znacznie rzadziej.
Jednak coraz częściej firmy, oferujące swoje usługi w zakresie przechowywania i niszczenia dokumentacji zgodnie z przepisami polskiego prawa i dyrektywami unijnymi, poszerzają zakres swojej działalności także o prowadzenie firmowej kancelarii. Poczta firmowa to nie tylko konieczność wysyłania dokumentów i faktur do klientów, ale również obowiązek rejestrowania korespondencji przychodzącej. Idealnym rozwiązaniem jest dodatkowo skanowanie i archiwizowanie dokumentacji pocztowej, aby w dowolnym momencie można było sięgnąć do pocztowego archiwum i prześledzić przebieg korespondencji z klientem. Tworzenie archiwum elektronicznego może być wskazane zwłaszcza w firmach, które obsługują wielu klientów detalicznych. Nie zawsze firmy mają odpowiednią ilość miejsca, aby stworzyć archiwum papierowe, dodatkowo takie archiwum również musi być prowadzone zgodnie z różnymi wymogami.
Usługi w ramach prowadzenia kancelarii pocztowej mogą być realizowane bezpośrednio u zleceniodawcy lub w firmie zewnętrznej, która regularnie będzie przekazywać zarchiwizowaną pocztę w postaci plików elektronicznych. Ustalenie takiego sposobu przekazywania informacji jest szczególnie wskazane w przypadku firm, które realizują kampanie mailingowe. Konieczne wówczas się staje odnotowanie każdego listu odsyłanego przez klienta czy też listu, który został odesłany z powodu błędnych danych adresata. W tym drugim przypadku można tak pozyskane dane powiązać z posiadaną bazą teleadresową i dokonać niezbędnych zmian w wybranych rekordach.
Nowoczesne rozwiązania w zakresie obsługi korespondencji przychodzącej sprawiają, że zminimalizowane jest ryzyko zagubienia przesyłek. Każda z nich jest dodatkowo oznaczona specjalnymi kodami kreskowymi, dzięki którym można je odnaleźć na każdym etapie obsługiwania korespondencji.
Wdrożenie obsługi recepcji w zakresie prowadzenia dziennika korespondencji oraz realizacja dużych kampanii mailingowych przez firmy zewnętrzne pozwala na realne oszczędności. Obsługa kampanii wychodzących może być realizowana od drukowania materiałów, które następnie są pakowane i wysyłane do odbiorców.
