Zastosowanie technologii informatycznych może znacząco poprawić efektywność funkcjonowania przedsiębiorstwa – to hasło to obecnie truizm. Czy aby jednak na pewno? Klucz tkwi w sprawnym i przystającym do potrzeb przedsiębiorstwa wdrożeniu odpowiednich systemów informatycznych. Do takiego wdrożenia firma musi jednak się przygotować, i to na wielu płaszczyznach. W przeciwnym wypadku bowiem niewłaściwie przeprowadzona informatyzacja może się okazać jedynie znacznym wydatkiem, pogarszając wręcz sprawność działania przedsiębiorstwa.
ERP czyli informatyka pomaga firmie
Systemy wspomagające zarządzanie zasobami przedsiębiorstwa, czyli tak zwane systemy ERP to narzędzia informatyczne obsługujące działanie różnych działów firmy. Mogą to być narzędzia wspomagające pracę magazynu, działów handlowych, kontaktów z klientami, a także komórek finansowo-księgowych, zasobów ludzkich (kadr). Ważną ich cechą jest wzajemny przepływ danych i możliwość generowania różnorakich raportów, pozwalających na bieżącą analizę działania oraz stanu przedsiębiorstwa. Dane takie umożliwiają szybkie reagowanie na potencjalne ryzyka i zagrożenia oraz zmiany otoczenia rynkowego.
Przegląd procedur i procesów
Systemy ERP bazują na pewnym sformalizowaniu procesów i procedur wewnątrz przedsiębiorstw. Dlatego, jeszcze przed ewentualnym wdrożeniem takiego systemu w firmie, należy dokonać przeglądu procedur, a jeśli takowe nie istnieją – opracować je. Pozwoli to, we współpracy z wewnętrznymi pracownikami IT, na optymalne wdrożenie systemu, dopasowane do specyfiki przedsiębiorstwa, tak, by można było czerpać z niego jak największe korzyści.
Przeszkoleni ludzie
Systemy klasy ERP na niewiele jednak się zdadzą, gdy pracownicy nie będą w stanie sprawnie się nimi posługiwać, lub – co jest znacznie gorsze – będą to robić nieumiejętnie. Dlatego, jeszcze przed decyzją o wdrożeniu dowolnego systemu, należy przejrzeć kadry, ocenić umiejętności pracowników w zakresie posługiwania się komputerami oraz innymi urządzeniami (skanerami, drukarkami etykiet, handheldami, tabletami) oraz chęci do nauki nowości. Pracownicy powinni się aktywnie przyłączyć do wdrożenia, a w trakcie szkoleń należy im wskazywać korzyści jakie dają systemy ERP.
Świadomi managerowie
Jednym z celów powstania systemów informatycznych wspomagających funkcjonowanie przedsiębiorstwa jest tworzenie zbiorów bieżących danych niezbędnych managerom do sprawnego zarządzania firmą. System ERP może generować na bieżąco raporty o stanie poszczególnych działów przedsiębiorstwa, jego sytuacji finansowej, płatniczej. Systemy ERP obejmują również moduły służące efektywnemu zarządzaniu zasobami ludzkimi oraz ocenie pracowników, co dodatkowo ułatwia managerom optymalne wykorzystanie zasobów przedsiębiorstwa.
