W dzisiejszych czasach produkuje się coraz więcej dokumentacji. Każdego dnia, w każdym biurze (i nie jest tu ważne, czy jest to firma prywatna czy urząd państwowy) powstają dziesiątki kartek papieru, wszystkie z ważnymi dla danej jednostki informacjami. Co dzieje się z narastającą dokumentacją i w jaki sposób przechowywać taką ilość dokumentacji, gdy dane przedsiębiorstwo jest małe? Odpowiedź można znaleźć poniżej.
Każdy wyprodukowany dokument staje się automatycznie ważny dla firmy, w której powstał. Wszystkie akta dotyczą jakiejś sprawy, po pewnym czasie, dana sprawa może zostać zamknięta, a dokumentacja nie jest już potrzebna w użytkowaniu, ale wiadomym jest, że nie można jej ot tak zniszczyć, czy wyrzucić, gdyż wszystkie akta mają określony czas, w którym należy je przechować. Pamiętać należy, że nie każde przedsiębiorstwo posiada miejsce na zorganizowanie swojej składnicy akt lub archiwum zakładowego. W takich sytuacjach należy szukać innych rozwiązań, które umożliwią dostęp do informacji zarchiwizowanych, ale równocześnie nie zajmą dodatkowego miejsca w samej firmie. Od pewnego czasu na rynku pojawiają się firmy, które oferują przechowywanie dokumentów, dzięki czemu zyskamy miejsce, a dokumenty zostaną przepisowo składowane przez określony czas (na przykład dokumentacja pracownicza musi być magazynowana przez 50 lat). Dokumentacja po upływie czasu jaki trzeba ją przetrzymywać może zostać wybrakowana, czyli zniszczona, tą sprawą również może zająć się wynajęta firma jeżeli posiada w ofercie takie działania. Po całej powyższej procedurze możemy znów zapełniać półki archiwum dokumentacją, która została w między czasie wyprodukowana i nie jest już potrzebna w obiegu firmy.
Żyjemy w czasach, gdzie na wszystko potrzebujemy różnych dowodów, przez co produkujemy coraz więcej dokumentacji, a tą z kolei musimy przechowywać, dlatego fakt, że powstają firmy, które nam w tym pomogą jest bardzo optymistyczny. Dokumentacja, której de facto już nie potrzebujemy nie staje się dla nas utrapieniem i nie musimy myśleć o jakimś nowym pomieszczeniu dla kolejnych metrów bieżących akt.
