Żyjemy w sporym pośpiechu, stresie, wykonując jednocześnie coraz więcej obowiązków. Wychodząc naprzeciw potrzebom klientów i regułom współczesnego świata, hotele skracają czas niezbędny na wykonanie wszystkich formalności hotelowych związanych z zameldowaniem i opuszczeniem placówki. Jedno z nowych rozwiązań, które ułatwia procedury obydwu stronom, to cyfrowy system kontroli dostępu.
Świat Internetu i zależności mobilnych mocno zintegrował się z otaczającą rzeczywistością. To efekt zarówno postępującego rozwoju technologii, jak i większego dostępu do nowych rozwiązań w społeczeństwie. Intensywny tryb pracy i wysoka częstotliwość wykonywanych zadań przekładają się na oczekiwania klientów wobec hoteli. Standard powinien obejmować, oprócz infrastruktury wypoczynkowej i sportowej, także odpowiednie zaplecze informatyczne, które pozwala na wydajną realizację zadań na terenie obiektu.
Coraz więcej punktów oferuje infrastrukturę umożliwiającą efektywną komunikację, zarówno dla pojedynczych gości, którzy realizują swoje plany biznesowe, jak i całych grup, np. w przypadku konferencji branżowych, sympozjów i wystaw. Dostosowanie sieci do potrzeb klientów różnego typu, to przede wszystkim zadowolenie, profesjonalizm i chęć na ponowne skorzystanie z oferty.
Przejawem tego są dedykowane aplikacje mobilne stworzone specjalnie dla konkretnych punktów i sieci hotelowych (stworzone przez dynamicznie rozwijające się startupy, m.in. iLumio), za pomocą których goście mogą z wyprzedzeniem zrealizować wiele operacji lub zaznaczyć oczekiwania wobec oferty. Dzięki temu recepcja i obsługa z wyprzedzeniem wiedzą na co zwrócić uwagę. Oprócz aplikacji, popularne stają się inwestycje w systemy kontroli dostępu w hotelu. Dzięki nim, tak jak w przypadku rozwiązań mobilnych, klient ma zdalny dostęp do wielu usług i rezerwacji. Systemy umożliwiają też stworzenie konta, za pomocą którego można otrzymać elektroniczny klucz do drzwi zarezerwowanego pokoju, a formalności związane z zameldowaniem następują automatycznie w systemie po otwarciu drzwi.
Sporą zaletą wdrożenia cyfrowych systemów dostępu jest efektywność ich działania, która zaoszczędza sporo czasu gościom, dając im poczucie komfortu. Odbierana jest też jako wyższy standard i przejaw nowoczesności, dzięki czemu hotel zyskuje w oczach meldujących się osób. Natomiast obsługa, uwzględniając zmiany w systemie, z wyprzedzeniem dostosowuje się do zapotrzebowania gości, jest w stanie zorganizować odpowiednie wyposażenie czy ofertę dodatkową dla klientów. System kontroli dostępu uwzględniający rezerwacje to także lepsze dopasowanie oferty związanej z rozrywką oraz wyselekcjonowanie reklamy, dostosowanej do zachowań i oczekiwań klientów, podczas korzystania z urządzeń na terenie obiektu.
