Nieodłącznym elementem naszego życia stał się komputer ze stałym dostępem do Internetu. Towarzyszy nam on od najmłodszych lat, jest w domu, szkole, na uczelni, w pracy. Skomputeryzowane czasy pociągają za sobą także pewne plagi, z których jedną jest kradzież dóbr informatycznych, która może pociągać za sobą dotkliwe konsekwencje prawne oraz finansowe. Jak temu zaradzić?
Pod pojęciem dóbr informatycznych rozumiemy wszelkiego rodzaju oprogramowanie, aplikacje i pliki komputerowe. Te programy, które instalowane są na komputerach w firmach, mają przede wszystkim umożliwiać i ułatwiać pracownikom wykonywanie ich codziennych zadań i powinny być kupione przez firmę legalnie. Niestety na dyskach stanowisk roboczych nie brakuje także plików, które nie powinny się tam znaleźć, jak pliki z ulubioną muzyką użytkowników, zabawne filmiki ze zwierzakami, skeczami kabaretowymi oraz ściągnięte z sieci grafiki. Nierzadko znajduje się tam także oprogramowanie złośliwe, które zainstalowało się samo, bez wiedzy użytkownika i teraz sieje spustoszenie w komputerze. Rozwiązaniem tego problemu jest przeprowadzenie audytu informatycznego.
Czym jest audyt oprogramowania?
Audyt oprogramowania, nazywany także audytem informatycznym, jest dokładną analizą całego zainstalowanego na firmowych laptopach i pecetach software’u oraz posiadanych przez firmę licencji na poszczególne programy. Jest to audyt, który opiera się głównie na koncepcji zarządzania ryzykiem w organizacji oraz ocenie panującego w firmie sposobu zarządzania środkami, których celem jest ochrona przed zagrożeniami czyhającymi na firmę. Pod uwagę brana jest tu aktualna sytuacja firmy oraz mechanizmy kontrolne, które w niej obowiązują.
Cele audytu oprogramowania
Głównym celem audytu oprogramowania jest weryfikacja pod względem zgodności z obowiązującym prawem, normami oraz procedurami kontrolnymi takich elementów, jak: system operacyjny w komputerach wraz z poszczególnymi jego modułami oraz pojedyncze programy, aplikacje i pliki. Oznacza to, że audyt koncentruje się na liczbie aplikacji, jakości i częstotliwości ich wykorzystania, a także ich legalności, czyli posiadania przez firmę odpowiednich licencji na nie. Kolejnym celem audytu jest sprawdzenie, czy polityka informatyczna w przedsiębiorstwie prowadzona jest właściwie oraz efektywnie.
Gdy audytor przeprowadzi wszystkie konieczne kontrole, sporządza stosowny raport. Na podstawie ustalonych wcześniej kryteriów dokonuje on oceny obowiązujących w firmie procedur i prowadzonych działań, a następnie proponuje odpowiednie rozwiązania. Ważne jest, aby ocena dokonana przez audytora była obiektywna, natomiast rekomendacja musi opierać się o wyraźnie i jednoznacznie sformułowane kryteria kontroli.
Etapy audytu oprogramowania
Standardowy audyt oprogramowania przeprowadzany w przedsiębiorstwach, składa się zwykle z trzech etapów: inwentaryzacji, wprowadzeniu programu naprawczego oraz stworzeniu procedur i zasad postępowania z programami i aplikacjami.
Etap 1: Inwentaryzacja software’u w firmowych komputerach
Pierwszym i jednocześnie bardzo ważnym etapem audytu jest zdobycie dokładnej wiedzy na temat posiadanych przez organizację zasobów informatycznych, zaczynając od ustalenia liczby serwerów, laptopów, pecetów i systemów operacyjnych. Określany jest wtedy także rodzaj oprogramowania, zainstalowanego na każdym z tych urządzeń. Etap ten kończy się stworzeniem raportu, który porównuje zdobyte informacje o programach legalnych, nielegalnych, a także nieużywanych z licencjami, które badana organizacja posiada.
Etap 2: Wprowadzenie programu naprawczego
Gdy audytor sporządzi raport porównujący stan oprogramowania z liczbą posiadanych licencji, kolejnym krokiem jest natychmiastowe usunięcie z komputerów nielegalnego oprogramowania, do którego firma nie posiada licencji oraz aplikacji zbędnych, nieużywanych i takich, które nie powinny się na firmowych dyskach znaleźć. Można także dokupić brakujące licencje do programów, które są firmie potrzebne. A jak się okaże, że firma posiada więcej licencji, może zainstalować zgodne z nimi programy, których one dotyczą.
Etap 3: Ustalenie procedur i zasad postępowania z oprogramowaniem
Audyt oprogramowania kończy się stworzeniem procedur i zasad dotyczących zarządzania posiadanymi przez firmę dobrami informatycznymi i licencjami oraz postępowania z nimi, które będą teraz wszystkich obowiązywać. Na tym etapie konieczna jest współpraca zarządu firmy z partnerem audytowym. To właśnie zarząd wraz z audytorami ma za zadanie opracować procedury, według których software będzie zamawiany i instalowany na firmowym sprzęcie, oraz zasady, na jakich pracownicy powinni z tych dóbr korzystać. Audytor sporządza wtedy indywidualny , dostosowany do sytuacji firmy plan zarządzania zasobami informatycznymi i przekazuje go zarządowi. Jego wdrożenie i przestrzeganie zawartych w nim zasad chroni przedsiębiorstwo przed nielegalnym oprogramowaniem, a także związanymi z nim problemami z prawem i dotkliwymi konsekwencjami finansowymi.
Korzyści z przeprowadzenia audytu oprogramowania
Przeprowadzenie audytu oprogramowania w firmie niesie ze sobą takie korzyści, jak pewność i bezpieczeństwo, oszczędności finansowe oraz usprawnienie pracy.
Pewność i bezpieczeństwo
Bezpieczeństwo jest bardzo ważnym aspektem w biznesie, dlatego też tak ważne jest przeprowadzenie audytu oprogramowania, którego zadaniem jest wzmocnienie ochrony zasobów informatycznych firmy. Proces ten pozwala przedsiębiorcom uzyskać dokładne informacje o programach i aplikacjach, które zostały zainstalowane na komputerach i serwerach firmowych. Dzięki tej wiedzy mogą oni wyeliminować nielegalne oprogramowanie, które może być nie tylko zbędne dla komputerów i danych, ale i szkodliwe. Zyskują oni pewność, że w przypadku kontroli w firmie nie będą mieli kłopotów z prawem, a żaden komputer czy dysk twardy nie zostanie zarekwirowany jako materiał dowodowy. Ponadto, korzystając tylko z oprogramowania legalnego, przedsiębiorca ukazuje swoją formę jako godnego zaufania partnera biznesowego, który ceni sobie działalność zgodną z prawem oraz wartości etyczne.
Oszczędności finansowe
Wymierne korzyści finansowe są bez wątpienia jednym z ważniejszych dla firm aspektów, gdyż biznes właśnie na tym polega, by każde wykonane działanie przyczyniało się bezpośrednio lub pośrednio do wzrostu ilości środków na koncie. Równie ważne jest, aby żadne kwoty z firmowego konta nie wypływały niepotrzebnie. Dzięki audytowi można dokonać oceny, które z obecnych na komputerach programów i aplikacji są potrzebne, przydatne, z których pracownicy naprawdę korzystają w celach zawodowych, a które są zupełnie zbędne. Pozwoli to lepiej rozplanować wydatki dotyczące software’u i obniżyć koszty obsługi IT, gdyż firma przestanie tracić pieniądze na oprogramowanie niepotrzebne i nieużywane. Uzyska także informacje o korzystaniu z licencji zbiorczych, dzięki którym firma dodatkowo oszczędzi. Ponadto, audyt pozwala uniknąć dotkliwych kar finansowych, jakie nakładane są na firmy używające oprogramowania niezgodnie z prawem.
Usprawnienie pracy
Dokładna analiza obecnego na komputerach firmowych oprogramowania daje zarządowi wiedzę pozwalającą lepiej kontrolować zasoby informatyczne oraz sprawniej nimi zarządzać, co skutkuje usprawnieniem pracy w firmie oraz wzrostem efektywności pracowników. Wydajność pracy wzrasta już po usunięciu niepożądanych aplikacji, takich jak programy do wymiany plików czy gry, które nie tylko odciągają uwagę pracowników od pracy, ale także spowalniają działanie systemu. Audyt może na przykład wykazać, że firma wcale nie potrzebuje wydawać pieniędzy na wymianę systemu na wydajniejszy ani też rozbudowy komputerów.
Jak często należy przeprowadzić audyt legalności oprogramowania?
Musimy pamiętać, że jednorazowe przeprowadzenie audytu rozwiązuje problem nielegalnego oprogramowania tylko tymczasowo. Po jakimś czasie na komputerach może znów pojawić się wspominane już wcześniej niechciane oprogramowanie. Dlatego należy przeprowadzać audyt oprogramowania przynajmniej raz na dwa lata, a najlepiej raz na rok. Każdy audyt sprawia, że pracownicy korzystający z komputerów są coraz bardziej świadomi zagrożeń, jakie płyną z instalowania nielegalnego oprogramowania oraz korzystania z niego.
Podsumowując
Profesjonalny audyt oprogramowania dostarcza zarządowi przedsiębiorstwa dokładnych informacji o stanie zasobów informatycznych w firmie. Wykrywa programy legalne, nielegalne, nieużywane, zbędne, jak i szkodliwe dla obecnych w firmie laptopów i pecetów, prowadząc w ten sposób do poprawy wydajności pracy. Ponadto, rozwiązanie to pozwala również uniknąć kłopotów z prawem oraz problemów finansowych spowodowanych ewentualną konfiskatą sprzętu, koniecznością zapłacenia wysokich kar oraz niepochlebnymi opiniami na temat firmy, które w dobie Internetu rozchodzą się bardzo szybko.
Rekomendacja od audytora zewnętrznego zawiera liczne wskazówki dotyczące postępowania z oprogramowaniem już obecnym, a także sugerujące optymalizację zakupu nowych programów. Audyt legalności oprogramowania ma za zadanie porównać stan obecnego na firmowych komputerach oprogramowania z posiadanymi przez firmę licencjami. Jego celem jest także zapewnienie zgodności z obowiązującymi wymogami prawnymi i normami, by nie dopuścić do naruszenia praw autorskich oraz innych zaniedbań, które prowadzić będą do kłopotów z prawem oraz związanych z nimi kar, w tym również finansowych. Natomiast redukcja kosztów zbędnego oprogramowania i licencji przyniesie ze sobą wymierne oszczędności.
Więcej informacji na temat audytu legalności oprogramowania, jego roli i ważności w firmie, znaleźć można na stronie: http://ipr.hu/pl/uslugi/audyty-sam/.
