Każda branża ma okresy większej i mniejszej produktywności pracy i ilości obowiązków. Okazje takie jak tegoroczna majówka, dni około świąteczne czy letnie wakacje w niektórych branżach wiążą się z dużym przestojem w codziennym rytmie pracy. Wiele osób – zarówno po stronie przedsiębiorstwa, jak i po stronie jego klientów – bierze w tym czasie urlop i biura świecą pustkami. Od ponad 30 lat zajmuję się zarządzaniem firmą i zapewniam, że nie ma sezonu, którego nie da się ożywić. Oto 9 sposobów na owocne wykorzystanie nadchodzących majowych dni w firmie.
1. Odpowiednie ukierunkowanie
Najważniejsze w efektywnym wykorzystaniu martwych sezonów w firmie jest skoncentrowanie się na odpowiednich zadaniach. Wbrew pozorom taki okres daje możliwość zrobienia wielu rzeczy, na które kiedy indziej nie mamy czasu, dlatego tym bardziej trzeba potrafić go dobrze zagospodarować. Część klientów także wybrało się na dłuższy urlop i dynamika niektórych projektów spada, ale przecież nie wszystkich. Należy zatem skoncentrować się na tych klientach, którzy zostali i poświęcić im więcej uwagi. Kiedy do nadzorowania jest kilka projektów, ciężko włożyć całą swoją energię i kreatywność w każdy z nich, nie mówiąc już o czasie. To więc dobry moment, żeby wzmocnić kontakt z wybranymi klientami, wyjść myślami do przodu w ich projekcie czy zaproponować nowe rozwiązania. Dzięki temu można także po prostu budować pozytywne emocje w kontakcie z klientem, a te w marketingu od dawna uznawane są za bardzo istotne w podejmowaniu decyzji zakupowych przez konsumentów i budowania przywiązania do marki.
2. Czas na ulepszenia
Kiedy uwagi całkowicie nie zaprzątają bieżące sprawy, można spokojnie pomyśleć o tym, co zmienić w swojej firmie na lepsze. Można na przykład zrobić aktualny research działań konkurencji, nadrobić wiedzę na temat nowinek z branży czy nowości technologicznych, przydatnych niemal w każdej dziedzinie biznesu. Trafić można choćby na taką mobilną aplikację, jak Expensify, która służy do zarządzania firmowymi finansami. Aplikacja posiada możliwość skanowania paragonów, tworzenia raportów finansowych i eksportowania ich do plików Excel czy PDF. To przydatne narzędzie podczas służbowych delegacji, do nadzorowania wydatków towarzyszących spotkaniom czy innych spontanicznych transakcji poza biurem. Wiele aplikacji znacznie usprawnia dziś także procesy rekrutacyjne czy zarządzanie pracownikami w terenie. Chcące rozwijać się przedsiębiorstwo nie może pozostawać w tyle za technologią.
3. Aktywność konkurencji też spada
Nie tylko w twojej firmie spada aktywność. Prawdopodobnie konkurencja również przechodzi martwy sezon. To doskonały moment, żeby ją wyprzedzić. Pomyśl o potencjalnych klientach, którzy w tym okresie wyjątkowo potrzebują usług świadczonych przez twoją firmę i przedstaw im korzystną ofertę. Dzięki zwolnieniu codziennego tempa pracy będziesz mieć więcej czasu na jej przygotowanie i dopracowanie, a do tego mniej konkurencyjnych firm, składających swoje propozycje w tym samym czasie.
4. W poszukiwaniu oszczędności
„Ucieka nędza przed tym, co oszczędza, a kto trwoni, wkrótce ją dogoni” – pisał Aleksander Fredro. Choć oszczędność mylona ze skąpstwem może być zgubą przedsiębiorstwa, to umiejętność rozsądnego zarządzania wydatkami i ograniczania tych zbędnych znacznie ulepsza wynik finansowy firmy. Do znalezienia możliwych sposobów oszczędzania potrzeba wielu wymagających czasu i nakładu umysłowego analiz, na które na co dzień nie ma ani chwili. Spokojniejsze dni w biurze to dobry moment na przemyślenie, w jakich obszarach można szukać oszczędności, aby nie wpłynęło to na wydajność pracy.
5. Wiosenne porządki
Choć propozycja sprzątania brzmi banalnie, to zdecydowanie taka nie jest. Naukowcy z University of Florida twierdzą, że porządek może znacznie wpływać na postęp toczącej się w danym miejscu pracy. Wyniki swoich badań opublikowali w piśmie Journal of Occupational and Environmental Medicine. Według nich osoby zachowujące większy porządek na swoim stanowisku pracy lepiej radzili sobie z przeprowadzanymi testami. Poza tym odpowiednie warunki pracy mają związek z jej bezpieczeństwem i podlegają regulacjom zasad BHP. Dodatkowo opróżnienie regałów w gabinecie ze zbędnych papierów czy akcesoriów biurowych wpłynie na lepsze samopoczucie i estetykę biura, ważną choćby podczas wizyt klientów i partnerów.
6. Podnoszenie kompetencji
Luźniejszy czas w firmie to dobry moment na podnoszenie kompetencji swojego zespołu. Szkolenia, warsztaty czy kursy nie będą kolidowały z natłokiem codziennych obowiązków i więcej pracowników będzie mogło wziąć w nich udział. Według badania Antal dotyczącym zeszłorocznego rynku pracy w 2016 roku poziom rotacji dobrowolnej pracowników wyniósł 10,8 procent. Jedna dziesiąta wszystkich odejść z pracy była więc spowodowana decyzjami samych pracowników. Biorąc to pod uwagę, pracodawca chcący zachować swój zespół, powinien mieć na uwadze potrzeby swoich pracowników, a tymi często jest chęć rozwoju. Rozwój pracowników to rozwój całej firmy, dlatego w interesie samego pracodawcy jest dbanie o spełnianie ambicji zawodowych swoich podwładnych i zapewnianie im możliwości rozwoju.
7. Koncentracja na pracownikach
To niezwykle istotny punkt. Każdą firmę tworzą ludzie i dobre relacje między nimi są podstawą do jej efektywnego funkcjonowania. W tym czasie można zwyczajnie pochodzić po różnych działach i porozmawiać z ich pracownikami. Szef może im pomóc w trudnym projekcie czy przy ciężkich negocjacjach. Sami pracownicy z kolei znają aspekty działania firmy, z których z kolei osoba na wyższym stanowisku może nawet nie zdawać sobie sprawy. Tym bardziej trzeba wykorzystać ten czas na przysłuchanie się ich problemom, potrzebom i propozycjom zmian. Posłuży to nie tylko poprawieniu wydajności pracy i nastrojów w zespole, ale także budowaniu pozytywnego wizerunku prezesa czy managera, który faktycznie troszczy się o swoich podwładnych i jest otwarty na ich pomysły.
8. Urodzaj kreatywności
Luźniejszy okres to także doskonały czas na kreatywną burzę mózgów. Nieobciążony natłokiem codziennych obowiązków umysł może pomóc wpaść na zupełnie nowe pomysły, które pozwolą uzyskać przewagę nad konkurencją. Nad wymyśleniem czegoś oryginalnego i efektywnego nie da się pracować w ściśle określonych godzinach między ważnym spotkaniem a pisaniem raportów. Pomysły kiełkują i dojrzewają, a do tego potrzeba odpowiednich warunków. Zwołanie w tym czasie w zespole kilkugodzinnego spotkania przy kawie i ciastkach może okazać się nieocenionym posunięciem dla rozwoju firmy.
9. Nabranie sił na gorący sezon
Nikt nie może ciągle sprintować. Życie firmy to długi maraton, w którym trzeba oszczędzać siły na każdy kilometr. W większości branż okresy większej i mniejszej aktywności są zupełnie normalne i dlatego należy podejść do nich ze zdrowym rozsądkiem. Dokładanie podwładnym obowiązków „na siłę” przyniesie odwrotny skutek niż pozwolenie na nieco luzu i przygotowanie się do kolejnych sprintów.
Źródło: Inventage
