Czym są systemy elektronicznego zarządzania dokumentami?
Cyfryzacja od lat jest jednym z najważniejszych tematów dla osób, które zainteresowane są optymalizowaniem procesów biznesowych w przedsiębiorstwie. Wdrażanie nowych technologii nie jest już obecnie jedynie przedmiotem dyskusji i rozważań – organizacje decydują się na coraz więcej inwestycji w systemy, które mogą pozwolić im na zwiększenie efektywności. Jak pokazuje opracowany przez KPMG raport „Monitor Transformacji Cyfrowej Biznesu. Edycja 2024” (https://kpmg.com/pl/pl/home/insights/2024/04/monitor-transformacji-cyfrowej-biznesu-edycja-2024.html) aż jedna trzecia firm chce w tym roku zwiększyć wydatki na realizację transformacji cyfrowej.
Jednym z obszarów możliwych do zoptymalizowania dzięki odpowiednim rozwiązaniom technologicznym jest zarządzanie dokumentami. Proces ten nadal realizowany jest w wielu organizacjach w tradycyjnej, papierowej formie, co nie pozwala na osiągnięcie jego pełnej efektywności. Sposobem na optymalizację tego obszaru jest implementacja systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach.
Czym jednak jest omawiane oprogramowanie? Systemy elektronicznego obiegu dokumentów (EZD) to innowacyjne narzędzia, które pozwalają między innymi na tworzenie, wysyłanie i archiwizowanie dokumentów w formie cyfrowej. Dzięki niemu możliwe jest więc zastąpienie obiegu papierowego nowoczesnym i wydajnym obiegiem elektronicznym.
Zalety wdrożenia systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach
Implementacja systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach to jeden z elementów cyfryzacji firmy, który przynosi wiele wymiernych korzyści. Jakie konkretne zalety tego rozwiązania możemy wyróżnić? Uwagę zwrócić powinniśmy przede wszystkim na:
- automatyzację procesów – wiele monotonnych zadań, na które do tej pory poświęcany był czas zatrudnionych osób, będzie mogło zostać zautomatyzowanych i znacznie przyspieszonych;
- łatwiejszy dostęp do dokumentów – wszystkie dokumenty znajdą się w jednym, czytelnym systemie, dzięki czemu możliwe będzie ich łatwe wyszukiwanie bez konieczności przeglądania stert faktur, wniosków czy umów;
- zyskanie dostępu do dokumentów z każdego miejsca i o każdej porze – dzięki systemowi do elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach pracownicy zdalni będą mogli realizować wszystkie procesy bez konieczności udawania się do biura.
- skrócenie czasu potrzebnego na wykonanie zadań – automatyzacja i ułatwienie dostępu do dokumentów przełożą się na redukcję czasu potrzebnego na realizację danego procesu;
- łatwiejszą kontrolę nad procesami – dzięki systemom elektronicznego zarządzania dokumentami możliwe jest łatwe sprawdzanie etapu wykonania danego zadania oraz weryfikowanie kto obecnie zajmuje się daną fakturą, wnioskiem czy umową;
- redukcję ryzyka zgubienia dokumentów – dzięki temu, że wszystkie dokumenty znajdują się w jednym systemie, nie dochodzi do sytuacji, w których praca spowalniana jest przez zgubienie danej umowy, faktury czy wniosku;
- wzrost bezpieczeństwa danych – profesjonalne systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach posiadają skuteczne zabezpieczenia, co pozwala na znaczne podniesienie standardów ochrony danych w firmie;
- redukcję kosztów – zarówno skrócenie czasu potrzebnego na realizację procesów, jak i możliwość rezygnacji z drukowania, wysyłania i archiwizowania papierowych wniosków, faktur i umów sprawiają, że implementacja systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach pomoże w zredukowaniu kosztów.
Aby możliwe było osiągnięcie wszystkich omawianych benefitów, wdrażany system elektronicznego zarządzania dokumentami powinien zostać przygotowany przez specjalistów znających oczekiwania i potrzeby naszej firmy. Tylko w ten sposób zyskamy pewność, że implementowane oprogramowanie zapewni nam odpowiednią funkcjonalność.
Wybór odpowiedniego oprogramowania: Analiza funkcji i możliwości integracji
Dostępne na rynku systemy do elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach różnią się od siebie między innymi swoimi funkcjami. Choć większość z nich pozwala na cyfryzację podstawowych zadań, takich jak obsługa korespondencji, zarządzanie umowami czy obieg faktur, to konkretne oprogramowanie może oferować dodatkowe, dedykowane rozwiązania.
Na co mogą więc pozwalać jeszcze systemy elektronicznego zarządzania dokumentami w firmie? Poszczególne rozwiązania zapewniają możliwość cyfryzacji szeregu różnych obszarów, wśród których wyróżnić możemy między innymi:
- obieg reklamacji;
- zarządzanie paskami płacowymi i obiegówkami;
- obieg wniosków;
- rozliczanie delegacji;
- ewidencję czasu pracy;
- zarządzanie teczkami pracowniczymi;
- rejestrowanie i kontrolowanie wydatków pracowniczych.
Nie każda firma będzie oczywiście potrzebowała natychmiastowego wdrożenia wszystkich wymienionych rozwiązań. Właśnie dlatego warto postawić na system elektronicznego zarządzania dokumentami, który umożliwi wybór jedynie tych funkcji, których naprawdę potrzebujemy. Oprogramowaniem takim jest między innymi LOGITO. Dzięki tej platformie firma może wdrożyć wybrane przez siebie moduły systemu, które pozwolą na jak największe usprawnienie procesów biznesowych. Co ważne, wraz z rozwojem organizacji możliwe będzie także rozbudowanie systemu o dodatkowe funkcjonalności.
Niezwykle ważną cechą profesjonalnych systemów do zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach jest także możliwość integracji z innymi narzędziami. W przypadku firm, które korzystają z wielu różnych programów, implementacja kolejnego działającego samodzielnie rozwiązania IT mogłaby negatywnie wpłynąć na efektywność biznesową. Połączenie funkcjonalności różnych systemów jest więc w ich przypadku niezbędne do realnej optymalizacji procesów.
Odpowiedzią na potrzeby takich firm jest więc między innymi wspomniany wcześniej system LOGITO. Zapewnia on szerokie możliwości integracji, dzięki czemu z łatwością uda się połączyć narzędzia niezbędne do sprawnej realizacji wszystkich zadań.
Proces wdrożenia systemu zarządzania dokumentami w firmie
Jedną z najważniejszych kwestii pozwalających na osiągnięcie wszystkich benefitów płynących z implementacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach jest poprawne zaplanowanie całego procesu wdrożenia. Na co w takim razie powinniśmy zwrócić szczególną uwagę?
Przede wszystkim na to, by przed wdrożeniem systemu przeprowadzić szczegółową analizę potrzeb przedsiębiorstwa. Niezbędne będzie zlokalizowanie wszystkich obszarów, które będzie trzeba zoptymalizować, by firma mogła działać w pełni efektywnie. Znajomość tych wymagań będzie konieczna, do wybrania konkretnych funkcjonalności systemu.
Po wykonaniu analizy potrzeb będziemy mogli przystąpić do wyboru konkretnego oprogramowania. Jeśli zdecydujemy się na elastyczne, modułowe rozwiązanie takie jak system LOGITO, będziemy mogli także w pełni dostosować funkcjonalność platformy do wyznaczonych wcześniej wymagań. Tworzący oprogramowanie specjaliści zadbają także o to, by zastosowane technologie odpowiadały na wszystkie potrzeby dotyczące wydajności i bezpieczeństwa.
Szkolenie personelu: Kluczowy etap w procesie wdrażania
Warto pamiętać o tym, że moment implementacji systemu elektronicznego zarządzania dokumentami do firmy nie jest jeszcze ostatnim etapem dobrze zaplanowanego procesu wdrożenia. Aby możliwe było pełne wykorzystanie wszystkich możliwości nowego oprogramowania, konieczne jest także odpowiednie przeszkolenie pracowników.
Zanim do tego przystąpimy, warto wyznaczyć grupę pracowników, którzy będą korzystać z oprogramowania. Ze względu na to, że implementowane przez firmy systemy często pozwalają na realizację podstawowych zadań, w wielu przedsiębiorstwach przeszkolona musi zostać każda zatrudniona osoba.
Proces ten nie musi być jednak wcale wymagający ani czasochłonny. Nowoczesne, dobrze zaprojektowane systemy elektronicznego zarządzania dokumentami takie jak LOGITO gwarantują bowiem wysoką czytelność i prostą obsługę.
Monitorowanie i ocena efektywności: Mierzenie korzyści i wyzwań
Efekty implementacji systemów elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwach będą z pewnością zauważalne dla wszystkich osób zaangażowanych w realizację poszczególnych procesów. Skąd możemy jednak wiedzieć, czy wdrożenie nowego oprogramowania faktycznie przełoży się na realizację założonych celów?
Jednym ze sposobów na monitorowanie efektów jest zbieranie opinii od pracowników. To osoby bezpośrednio zaangażowane w dany proces są często w stanie obiektywnie ocenić zmiany i wskazać obszary, które wymagają dalszej optymalizacji. Niezwykle istotny będzie jednak także pomiar kluczowych wskaźników efektywności (KPI). Na podstawie konkretnych danych będziemy mogli zaobserwować wzrost wydajności procesów i zyskać pewność, że implementacja dobrego systemu elektronicznego zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie faktycznie przynosi konkretne korzyści.
