Żeby firma zatrudniająca kilka lub więcej osób mogła sprawnie działać, potrzebny jest ktoś, kto ułoży optymalny harmonogram pracy. Optymalny – to znaczy taki, który będzie efektywnie wykorzystywał zasoby pracownicze, będzie w zgodzie z polskim prawem, a może nawet pozwoli wygenerować jakieś oszczędności. Optymalny to także taki, który uwzględnia interesy każdej z zainteresowanych stron: od pracowników zaczynając, a na pracodawcach, współpracownikach i samych klientach kończąc. Zwykle za układanie grafiku odpowiada menedżer, właściciel firmy lub osoba specjalnie do tego zadania wyznaczona. Dziś pochylimy się nad tym, dlaczego jest to tak odpowiedzialne zadanie, czym grozi źle ułożony harmonogram oraz co możemy zrobić, aby poprawić jego jakość.
Prawo to podstawa!
Osoba odpowiedzialna za układanie harmonogramu pracy w danej firmie musi mieć świadomość, że zasady tworzenia grafików są w znacznym stopniu regulowane przez Kodeks Pracy. W dokumencie prawnym można odnaleźć wiele wiążących wskazówek: np. informację, ile pracownik może przepracować godzin w danym okresie oraz ile godzin w tygodniu czy w ciągu doby musi odpoczywać przy określonym systemie czasu pracy. Te i podobne kwestie są normowane przez prawo. Jeśli grafik nie będzie dostosowany do wytycznych, firmie grożą wysokie kary (mowa tu nawet o 30 tysiącach złotych). Nieświadomość prawa szkodzi, warto o tym pamiętać!
Jak cię widzą, tak cię piszą
Choć mogłoby się wydawać, że harmonogram czasu pracy nie wpływa na tak odległą kwestię, jak wizerunek firmy – nic bardziej mylnego. Jeśli przedsiębiorstwo nie przestrzega prawa, nie może być dobrze postrzegane przez opinię publiczną – to się po prostu nie uda. Mało tego, zły grafik pociąga za sobą całą lawinę nieprawidłowości: dezorganizację pracy, rosnące frustracje niedocenianych pracowników, ciągłe pretensje do przełożonych, a wreszcie niezadowolenie nieobsłużonych w terminie klientów. Wszystkie te składowe mogą negatywnie oddziaływać na to, w jakim tonie będzie się mówić o danej firmie. Nie mówiąc już o problemach z pieniędzmi i zbyt częstej rotacji pracowników… Żeby uniknąć tego domina, warto wesprzeć się pomocnymi narzędziami przy tworzeniu harmonogramu, np. ze strony GrafikOptymalny.pl.
Doceniony pracownik filarem sukcesu firmy
Dobry grafik pracy musi brać pod uwagę oddolne potrzeby ludzi, którzy tworzą daną firmę, czyli jej pracowników. Zasadę tę warto sobie wziąć do serca zwłaszcza wtedy, gdy od kadry wymaga się więcej niż zwykle – np. godziny pracy są długie lub trzeba pracować na zmiany, także w niedziele lub święta. Wielu właścicieli firm żyje snem o niepodważalnej dyspozycyjności pracowników, a tym samym ignoruje ich prośby o wolne z powodu ślubu, pogrzebu, ważnego egzaminu czy długo oczekiwanej wizyty u specjalisty. Takie podejście to droga donikąd, ewentualnie do dalszej dezorganizacji pracy i rozpanoszenia się mody urlopów na żądanie. Zastanów się, co jest bardziej kosztowne – zaplanowanie czyjegoś urlopu czy konieczność prowadzenia rekrutacji i wdrażania pracowników na miejsce tych, którzy – zlekceważeni – odeszli?
To tylko trzy z ważnych aspektów dotyczących planowania harmonogramu pracy. Jest ich o wiele więcej – np. konieczność dostosowania liczby pracowników do ilości spodziewanej pracy (w skali roku, ale też miesiąca, tygodnia czy nawet dnia), a także kwestie finansowe, np. zgodność grafiku z firmowym budżetem oraz optymalizowanie kosztów pracy. Dowiedz się, jak znaleźć unikalne rozwiązanie dla Twojej firmy i danej branży – skonstruuj perfekcyjny harmonogram czasu pracy na GrafikOptymalny.pl.
