Organizacja firmowego eventu to wielowymiarowe zadanie, którego nie można polecić przypadkowemu pracownikowi. Zapraszając gości, zajmujemy ich czas i obiecujemy w zamian dać coś od siebie – ciekawe atrakcje, oferty, wiedzę, mile spędzone popołudnie. Organizacja eventów wymaga mnóstwa pracy i solidnego obycia, dlatego event manager staje się dziś coraz popularniejszym zawodem. Na rynku funkcjonuje wiele firm i osób, które pomogą w organizacji eventów tak, aby osiągnąć zakładane cele.
Dużo zadań na jednej głowie
Organizacja eventów to przede wszystkim zadanie dla osób, które nie boją się wielozadaniowości. Osoba odpowiedzialna za event będzie musiała samodzielnie dopiąć wszystko na ostatni guzik i panować nawet nad zadaniami, które zleci podwykonawcom.
A wszystko zaczyna się od pomysłu – event powinien mieć motyw przewodni. Warto zastanowić się, co chcemy osiągnąć, organizując to wydarzenie? Chodzi nam o employer branding, czy raczej o zaprezentowanie klientom nowej oferty? Wydarzenie musi być kreatywne, celowe, z konkretnym zamysłem. Inaczej może nie odnieść spodziewanego sukcesu.
Organizator musi więc panować nad procesem wynajmowania miejsca, cateringiem, listą gości, koordynacją wydarzeń w trakcie. To wiąże się z podzielnością uwagi i wielkimi zasobami energii.
Zdolności interpersonalne
Osoba, które zajmuje się organizacją eventów musi mieć bardzo dużo znajomości. Nie chodzi tylko o świat biznesowy – dobrze byłoby, gdyby te znajomości dotyczyły rozmaitych miejsc, ludzi i branży. Im więcej znajomości, tym więcej potencjalnych opcji i rozwiązań.
Managera eventów musi charakteryzować też umiejętność dobrej, jakościowej komunikacji z innymi ludźmi. Powinien dobrze zarządzać zespołem, delegować zadania i motywować pracowników do ich wykonania. Niejedna organizacja eventu posypała się z powodu niesnasek i braku czytelnej komunikacji. Dlatego osoba, której zadaniem jest „spięcie tego w całość” musi być dobrym, skutecznym liderem.
Nie tylko wizjonerzy
Manager z pasji to prawdziwy skarb. Prawdopodobnie włoży bardzo wiele energii i kreatywności w powierzone mu zadanie. Ale czy będzie umiał pójść na kompromis? Od tego zależy współpraca ze zleceniodawcą. Ostatecznie chcemy, by nasze pomysły były brane pod uwagę. Organizacja eventów jest więc realizowaniem zlecenia z uwzględnieniem potrzeb, wymagań i chęci głównego organizatora. Bez tego trudno wyobrazić sobie jej prawidłowy przebieg, a co więcej, atmosferę panującą w biurze organizacji…
A już po wydarzeniu…
Z chwilą zakończenia eventu wcale nie kończy się praca. Opada ostatni dym po fajerwerkach, goście rozchodzą się do domów… a organizator zabiera się za opracowanie danych. Organizacja eventów nie kończy się z momentem oficjalnego zakończenia zabawy czy wydarzenia. Dobra firma organizująca powinna zadbać o feedback, czyli informację o tym, jak event został przyjęty, czy spełnił swoje funkcje, czy podobał się gościom. To bardzo cenne informacje na przyszłość, dlatego nie można stracić szansy uzyskania ich. Dobry manager na pewno o tym wie.
Partnerem materiału jest firma Exclusive Event, która oferuje usługę: organizacja eventów – więcej informacji na www.exclusive-event.pl.
