Wraz z cyfryzacją i automatyzacją procesów zarządzania przedsiębiorstwem, pojawiają się sposoby, które pozwalają znacząco usprawnić funkcjonowanie naszej firmy. Do jednych z najnowocześniejszych i niezwykle praktycznych, należy e-podpis. Jest to bowiem rozwiązanie, które znacząco ułatwia i optymalizuje szereg czynności biznesowych, wymagających potwierdzenia ich ważności podpisem. Jak to działa w praktyce?
E-podpisywanie dokumentów firmowych – na czym to polega?
E-podpisywanie to innowacyjna metoda elektronicznego sygnowania dokumentów. I nie chodzi tutaj tylko o elektroniczne podpisy kwalifikowane, które są stosowane w różnego rodzaju urzędach, ale o podpisy elektroniczne autoryzujące nasze decyzje i umowy biznesowe. Żeby móc korzystać z tego typu rozwiązania niezbędne jest jednak wprowadzenie w swoim przedsiębiorstwie wspomnianej wcześniej cyfryzacji i automatyzacji procesów biurowych. Jest tutaj zatem konieczne uruchomienie specjalnych systemów IT, które funkcjonują także w sferze online i umożliwiają zdalne zarządzanie procesami biznesowymi.
Dzięki temu zyskujemy możliwość elektronicznej wymiany danych, gdzie e-podpis pełni rolę identyfikacji i autoryzacji, potwierdzając tym samym ważność wystawianych drogą cyfrową dokumentów. Co istotne, taki e-podpis można zrealizować z dowolnego miejsca i w dowolnym czasie. Tym samym takie rozwiązanie pozwala nam na szybką i wygodną wymianę dokumentacji i zawieranie umów z kontrahentami w całkowicie zdalny sposób. Jest to możliwe za sprawą nowoczesnych technologii, takich jak urządzenia z warstwą biometryczną czy e-podpisów realizowanych za pośrednictwem platformy internetowej.
E-podpis dla przedsiębiorcy – do czego można go wykorzystać?
E-podpisywanie to doskonały sposób na optymalizację procesów zawierania różnego rodzaju umów pomiędzy partnerami biznesowymi, pracownikami i klientami. Za jego pomocą można autoryzować takie dokumenty jak umowy sprzedażowe, zakupowe, umowy NDA (czyli umowa o zachowaniu poufności), a także umowy o pracę, różnego rodzaju protokoły, raporty czy wnioski inwestycyjne, zestawienia czy innego rodzaju dokumenty, które wymagają sygnowania podpisem. Co ważne, podpis elektroniczny posiada specjalny certyfikat cyfrowy i jest w pełni bezpiecznym sposobem na autoryzację wystawianych przez firmę dokumentów.
Zalety podpisu elektronicznego
Do największych zalet e podpisu zaliczyć można przede wszystkim wygodę i szybkość realizacji poszczególnych formalności firmowych. Jest to rozwiązanie w pełni bezpieczne i nowoczesne, które znacząco zwiększa konkurencyjność naszej firmy na rynku. Tego typu podpis jest w całkowicie ważny – e-podpis, który złożymy na tablecie z warstwą biometryczną, ma taką samą ważność jak podpis złożony na papierze.
Ponadto stosując elektroniczny obieg dokumentów, który jest podstawowym warunkiem możliwości wystawiania różnego rodzaju dokumentów autoryzowanych e-podpisem, przyczynia się do ochrony środowiska. W myśl idei paperless produkujemy bowiem o wiele mniej dokumentów papierowych. Obniżamy także koszty archiwizowania tego typu dokumentacji. Poza tym możemy zawierać umowy praktycznie w każdym czasie i miejscu na świecie, jedynym wymogiem jest dostęp do Internetu.
