Gdzie i kiedy warto myśleć o outsourcingu?

 

Według Harvard Business Review, outsourcing jest jedną z najważniejszych koncepcji w dziedzinie zarządzania ostatniego 75-lecia. Jego istotą jest przekazywanie określonych zadań, funkcji, procesów i projektów, niezbędnych do prawidłowego funkcjonowania przedsiębiorstwa, wyspecjalizowanym i niezwiązanym bezpośrednio z firmą podmiotom zewnętrznym. 

 

Od innych umów między kontrahentami różni się tym, że zleceniodawca nie ingeruje w sposób realizacji usługi, a jedynie płaci za ustalony efekt. Poza tym zlecane usługi nie mają bezpośredniego związku z pracą wykonywaną przez daną firmę – inaczej, nie stanowią rdzenia działalności danego przedsiębiorstwa. Dla przykładu można podać proces sortowania czy pakowania listów. Zlecając obsługę korespondencji na zewnątrz oszczędza się przede wszystkim koszty czasu pracy pracownika, który swoją energię może poświęcić na bardziej efektywne działania.

 

Nie oszukujmy się – nieustanny wzrost konkurencyjności otoczenia spowodował, że realizowanie przez przedsiębiorstwo wszystkich elementów swojej działalności jest niemożliwe lub zwyczajnie bez sensu! Dlatego większość firm intuicyjnie uznaje outsourcing za najlepsze rozwiązanie z perspektywy racjonalnego zarządzania. Trudno wyobrazić sobie konieczność zatrudnienia wielu specjalistów w jednym przedsiębiorstwie tylko dlatego, żeby być samodzielnym podmiotem na rynku… Co więcej! Niewiele firm byłoby na to stać. 

 

 

– Zlecenie części zadań firmom zewnętrznym opłaca się w sytuacji, gdy ich samodzielna realizacja jest nieefektywna i wiąże się z wysokimi kosztami. Celem outsourcingu jest zatem zwiększenie wydajności, a zarazem skuteczności prowadzonej działalności – mówi Piotr Trawa, specjalista ds. outsourcingu z firmy Printcom Polska dystrybuującej narzędzia do obsługi korespondencyjnej przedsiębiorstw. 

 

Wspomniane oszczędności są możliwe dzięki dostępowi do specjalistycznej wiedzy, know-how wypracowanego przez inne firmy, a niemożliwej do samodzielnego osiągnięcia, chociażby ze względu na odmienne cele strategiczne danej firmy. Zatem specjalizacja usług, szczególnie w branży telekomunikacyjnej, komunalnej czy bankowej, to klucz do sukcesu w biznesowej rzeczywistości. 

 

Jak tłumaczy dr Tadeusz Białek, ekspert Związku Banków Polskich: – Do pewnego momentu kwestie dotyczące outsourcingu w branży bankowej opierały się na tzw. „swobodzie umów”. Jednak błędy i nadużycia popełniane przez firmy zewnętrzne, szczególnie informatyczne, spowodowały konieczność wprowadzenia uregulowań prawnych, które w wyraźny sposób określałyby odpowiedzialność outsourcerów za powierzone zadania – 

 

Co interesujące, zgodnie z artykułem 6b prawa bankowego (rozdział 1), za prawidłowości w temacie outsourcingu odpowiadają obie strony – bank jako zlecający (za szkody wyrządzone klientom) oraz firmy zewnętrzne, które ponoszą odpowiedzialność zarówno w odniesieniu do banku, jak i jego klientów.

 

Ustawodawca wyraźnie określa kategorie usług możliwych do zlecania na zewnątrz przez banki, a także kryteria wyboru firmy outsourcingowej. Nowelizacja ustawy z 2011 roku jeszcze bardziej rozszerza owy katalog (m.in. o windykację bankową), co potwierdza przyszłościowy charakter tego trendu. Jak dodaje dr Tadeusz Białek: – Same banki coraz chętniej zlecają wykonywanie pewnych czynności na zewnątrz traktując ten krok jako oszczędność kosztów oraz czasu pracy personelu. Na przestrzeni ostatniego czasu bardzo popularny stał się przede wszystkim outsourcing związany z obsługą korespondencji – drukowaniem, kopertowaniem, adresowaniem itp.

 

 

Nie tylko międzynarodowe koncerny działające na wielu kontynentach wykorzystują struktury zbudowane z tysięcy mniejszych partnerów. Obecnie większość firm skupia się na realizowaniu głównego celu swojego istnienia, wykonując jedynie to, w czym są najlepsze. W pozostałych kwestiach korzystają z usług zewnętrznych i wyspecjalizowanych w określonych celach podmiotów. 

 

W największym zakresie z ofert firm outsourcingowych korzystają przedsiębiorstwa, których działalność związana jest z kontaktem i obsługą dużej liczby klientów. Zlecając podstawowe zadania firmom zewnętrznym, mogą skupić się na świadczeniu usług do pełnienia których zostały powołane. 

 

Coraz częściej firmy nawiązują współpracę z podmiotami świadczącymi usługi szkoleniowe, transportowe, dystrybucyjne oraz logistyczne. Popularność zyskuje również korzystanie z usług agencji marketingowych czy interaktywnych. Większość przedsiębiorstw korzysta nawet z call center, drukarni oraz firm ochroniarskich i sprzątających.

 

Dodatkowo firmy zlecają skanowanie, archiwizację i niszczenie dokumentów oraz drukowanie, kopertowanie i wysyłanie korespondencji. Czy to się opłaca? Tak, ponieważ urządzenia kopertujące w pozwalają na automatyzację procesów związanych z przygotowaniem przesyłki listowej. Taka maszyna w ciągu 60 minut zakopertuje od 2,5 do nawet 3,2 tysięcy listów, a miesięczny koszt leasingu wyniesie jedynie 500 zł (dla porównania – minimalne miesięczne wynagrodzenie jednego pracownika wynosi 1317 zł brutto). To zdecydowana oszczędność czasu i pieniędzy, szczególnie że zakup lub wynajęcie maszyny zwraca się już w momencie, kiedy firma prowadzi dystrybucję rzędu 500 listów w skali miesiąca.

 

 

Outsourcing, jako formę zarządzania, stosują szczególnie firmy telekomunikacyjne, przyjmujące codziennie tysiące telefonów i wysyłające niezliczone ilości korespondencji papierowej. Outosourcing w tym przypadku wydaje się jednym z niezbędnych kroków to zachowania wysokiej jakości obsługi przy stosunkowo niewielkich kosztach. 

 

Wśród przedsiębiorstw nastawionych na outsourcing znaleźć można także firmy i organizacje komunalne. W największym zakresie korzystają z gotowych systemów ułatwiających prowadzenie działalności, które służą do planowania i projektowania czy kompleksowego zarządzania. Dodatkowo zlecają tworzenie ewidencji działalności firmy (tworzenie baz danych ewidencyjnych, baz kontrahentów i punktów poboru, koordynacja masowej i indywidualnej obsługi umów z klientami, itp.), rozliczanie sprzedaży (przy zastosowaniu wielopoziomowych taryf cenowych), a także obsługę korespondencyjną. 

 

Na ogromną skalę z outsourcingu korzystają również banki. Z informacji podanej przez Generalnego Inspektora Nadzoru Bankowego wynika, że aż 84% wszystkich placówek korzysta z zasobów i usług zewnętrznych podmiotów. Do najczęściej zlecanych do wykonania czynności należą sprzedaż produktów bankowych oraz przetwarzanie danych i administrowanie kredytami.

 

Outsourcing niesie ze sobą wiele korzyści. Przede wszystkim są to niższe koszty operacyjne, powierzenie części organizacji firmy wyspecjalizowanym podmiotom, co znacząco wpływa na podniesienie jakości oferowanych usług. Zwiększa również wydajność wszystkich komórek organizacyjnych firmy dzięki oddelegowaniu czasochłonnych i rutynowych zadań na zewnątrz. Dodatkowo outsourcing umożliwia koncentrację sił, środków i procesów zarządczych na celach firmy oraz skupienie uwagi pracowników na podstawowej działalności przedsiębiorstwa. Firma zwiększa elastyczność i wydajność swoich działań, dzięki czemu osiąga lepsze wyniki.

 

Oczywiście nieodpowiednie zastosowanie usług outsourcingowych wiąże się z poważnymi zagrożeniami dla funkcjonowania firmy. – Zlecenie wykonania istotnych zadań podmiotom bez odpowiednio wykwalifikowanej kadry czy praktycznego doświadczenia może spowodować np. niewywiązanie się z postanowień umowy z innymi kontrahentami – tłumaczy Piotr Trawa. 

 

Istnieje również ryzyko błędnego określenia strategicznych funkcji przedsiębiorstwa i przekazanie ich podmiotom zewnętrznym, co może skutkować utratą przewagi konkurencyjnej. Zagrożenie stanowi także zbyt duży nacisk na redukcję kosztów (niska jakość) oraz możliwość utraty tożsamości przez firmę w przypadku zatarcia się granicy między działalnością własną i podmiotów zewnętrznych.

 

Outsourcing pozwala firmie realizować zasadnicze cele swojej działalności i skupić uwagę na zaspokajaniu potrzeb klientów. Pamiętajmy, że prawidłowe określenie funkcji strategicznych przedsiębiorstwa i przekazanie pozostałych odpowiednio wybranym firmom zewnętrznym umożliwi osiągnięcie korzyści zakładanych w planach biznesowych, zwiększy elastyczność modelu biznesowego i pozwoli na rozwój nowych produktów oraz usług.