Funkcjonowanie przedsiębiorstwa musi nieustannie godzić ze sobą poszerzanie obecności na rynku z racjonalizacją wydatków. W tym kontekście prawdziwym wyzwaniem, szczególnie dla małej firmy, jest wdrożenie takich działań, które zapewnią stabilizację finansową, a jednocześnie pozwolą utrzymać przewagę konkurencyjną.
Małe i średnie przedsiębiorstwa odgrywają kluczową rolę nie tylko w gospodarce polskiej, ale również na rynku Unii Europejskiej. Jak podaje GUS, sektor MŚP generuje 48,5 proc. polskiego PKB, w tym mikrofirmy mają 29,7 proc. udziału, a małe przedsiębiorstwa – 7,8 procent. Z roku na rok sektor ten wykazuje coraz większą dynamikę. W porównaniu do średniej unijnej w Polsce dominują mikroprzedsiębiorstwa, natomiast udział małych firm jest o połowę mniejszy, niż wynosi średnia UE. Polski sektor MŚP funkcjonuje głównie w usługach i handlu (76,6 proc. firm), w budownictwie (13 proc.) oraz w przetwórstwie przemysłowym (10,3 proc.).
Bez względu jednak na to, w jakich branżach i na jakich obszarach koncentruje się działanie małej firmy, ważne jest, by ta skutecznie zdobywała przewagę konkurencyjną na rynku i utrzymywała ją w perspektywie długookresowej. Oznacza to wdrażanie zbilansowanej formy zarządzania, która z jednej strony zwiększa wskaźnik inwestycji, a z drugiej zapewnia optymalizację wydatków. Racjonalizacja kosztów i zarządzania dokonywana jest przeważnie jednocześnie w kilku obszarach, w tym także coraz częściej w zakresie funkcjonowania infrastruktury IT.
Znaczenie IT dla małych firm
Współczesne uwarunkowania rynku i specyfika działań gospodarczych sprawiają, że nawet najmniejsze przedsiębiorstwa nie mogą efektywnie funkcjonować bez nowoczesnych zasobów technologicznych i sprzętowych. W wielu przypadkach to właśnie one determinują rozwój firmy oraz przyczyniają się do osiągania lepszych wyników i założonych celów biznesowych.
Sektor małych i średnich firm nie tylko jest niezwykle ważny dla gospodarki, ale również bardzo szybko się rozwija i coraz chętniej sięga po nowoczesne technologie. Co prawda, małe firmy mają tu większe ograniczenia niż duże przedsiębiorstwa, ale sektor MŚP również potrzebuje nowoczesnych rozwiązań i stara się je regularnie pozyskiwać. Jak wykazano w raporcie przygotowanym przez TNS Global na zlecenie HP, 40 proc. małych i średnich firm uważa, że są zaawansowane technologicznie. 82 proc. przedsiębiorców podkreśla, że IT to niezbędny element sprawnego funkcjonowania nowoczesnej firmy, ale 8 proc. z nich przyznaje, iż w ich przedsiębiorstwie zaplecze technologiczne wymaga unowocześnienia. Jako czynnik najważniejszy w podnoszeniu stopnia innowacyjności firmy na pierwszym miejscu wymieniany jest wzrost inwestycji w nowe technologie (52 proc.).
Outsourcing jako forma oszczędności
W wielu przypadkach nowoczesna infrastruktura IT generuje duże koszty, dlatego istnieje silna pokusa dokonywania w jej obszarze radykalnych cięć. Jednak wszelkie działania mające prowadzić do optymalizacji wydatków muszą pogodzić realne oszczędności z potrzebami firmy w obszarze IT oraz z jego racjonalnym zarządzaniem. Na pewno nie jest rozwiązaniem likwidowanie tych działów i delegowanie kompetencji na innych pracowników. Badania jednak dowodzą, że model taki jest praktykowany. Firma analityczna Ipsos MORI podaje, że 33 proc. przedsiębiorstw z sektora MŚP przekazuje kompetencje dedykowane zazwyczaj działom IT pracownikom, którzy nie posiadają odpowiednich kwalifikacji w dziedzinowym obszarze. Takie postępowanie wpływa negatywnie na wykonywanie bieżących zadań i obowiązków związanych z wdrażaniem i użytkowaniem nowoczesnych technologii.
Wielu przedsiębiorców zdaje sobie jednak sprawę z negatywnych skutków takich oszczędności i wybiera inne rozwiązania. 29 proc. z nich racjonalizuje wydatki, zlecając usługi IT zewnętrznym dostawcom, a 9 proc. korzysta z outsourcingu. Jednocześnie 74 proc. przedstawicieli sektora MŚP przyznaje, że outsourcing pełni ważną rolę nie tylko w informatyzacji przedsiębiorstw, ale również w optymalizacji kosztów. 15 proc. firm przeznacza na ten cel 30 proc. budżetu przewidzianego na nowe technologie, 18 proc. przedsiębiorstw wydaje 20 proc. budżetu, a 25 proc. firm – 10 proc. budżetu.
Racjonalne zarządzanie IT
Kompleksowo prowadzony outsourcing, obejmujący różne obszary i poziomy funkcjonowania IT, nie zawsze dostępny jest dla najmniejszych firm ze względu na wysokie koszty. W ten sposób zamiast oszczędności generowałby on dodatkowe wydatki. Jednak coraz częściej również przedsiębiorstwa z sektora MŚP otrzymują dostęp do narzędzi, które skutecznie pomagają kontrolować i monitorować ich infrastrukturę IT. Najczęściej takie podmioty gospodarcze nie korzystają z homogenicznej infrastruktury, dlatego najlepsze narzędzia dedykowane mniejszym firmom uwzględniają szeroką gamę urządzeń pochodzących od różnych dostawców. Przykładem takiej platformy może być ITmonit. Dzięki niej mała firma może efektywnie zarządzać swoimi zasobami IT, wykorzystując do tego własne zaplecze specjalistów (E-monitoring) lub korzystać ze wsparcia zewnętrznego dostawcy usług (E-pomoc).
Tego typu narzędzia pozwalają firmom z sektora MŚP skutecznie monitorować urządzenia i systemy operacyjne, a także zarządzać licencjami i aktualizacjami oprogramowania. Rozwiązania takie ułatwiają również inwentaryzację sprzętu, zapewniają zdalną pomoc i przygotowują kompleksowe raporty na temat infrastruktury IT.
Poszukiwanie oszczędności jest nieodłącznym elementem działania małej firmy na rynku i sposobem wzmocnienia przewagi konkurencyjnej. Ważne jednak, żeby wdrażane zmiany i racjonalizacja nie tylko uwzględniały rzeczywiste potrzeby przedsiębiorstwa w obszarach jego funkcjonowania, ale by także nie ograniczały inicjowania nowych rozwiązań IT. Menedżerowie małych i średnich firm potwierdzają potencjalną konieczność obniżania kosztów dedykowanych na zakup nowoczesnych technologii informacyjnych, ale jednocześnie widzą szansę poprawiania jakości usług właśnie dzięki możliwościom, jakie one gwarantują.
