Jedna z głównych zasad rachunkowości, jak i rozliczeń podatkowych jest to, aby koszty przyporządkowywać do tego roku, w którym firma osiągnęła związane z nimi przychody. Wydatki na towary powinny być zatem wykazane w tym roku, w którym firma je sprzedała, a nie zakupiła czy zapłaciła.
1 Cel spisu z natury
Jedna z głównych zasad rachunkowości, jak i rozliczeń podatkowych jest to, aby koszty przyporządkowywać do tego roku, w którym firma osiągnęła związane z nimi przychody. Wydatki na towary powinny być zatem wykazane w tym roku, w którym firma je sprzedała, a nie zakupiła czy zapłaciła.
Spis z natury ma na celu realizację tej właśnie zasady w firmach „na książce”. Zgodnie z zasadami prowadzenia księgi podatkowej, przedsiębiorcy nie prowadzą gospodarki magazynowej do celów księgowych, lecz wykazują wydatki na towary czy materiały jako koszt w księdze na bieżąco, w datach wystawienia faktur; następnie wartością spisu z natury, czyli niesprzedanych towarów i materiałów, pomniejszają koszty bieżącego roku, co niejako „przesuwa” te koszty do roku następnego, w którym będą te zapasy sprzedane.
2. Zakres spisu z natury
Zgodnie z przepisami, spis z natury obejmuje wszystkie niesprzedane do końca roku (bez względu na datę zakupu):
- towary handlowe,
- materiały (surowce) podstawowe i pomocnicze do produkcji,
- materiały zakupione do „produkcji” usług (czyli do zużycia podczas przygotowania do realizacji lub podczas realizacji konkretnych usług),
- produkcję w toku (czyli w trakcie produkcji),
- półwyroby,
- niewykończone produkty,
- wyroby gotowe (jeszcze nie sprzedane),
- odpady.
Ważne! W spisie z natury należy również ująć te rzeczy, które na dzień spisu znajdują się poza firmą, lecz stanowią własność firmy. Są to przykładowo półprodukty w trakcie produkcji, przekazane czasowo podwykonawcom, lub takie dostawy, które – choć zafakturowane w roku poprzednim – nie dostały na dzień 31 grudnia jeszcze fizycznie dostarczone (zapasy „w drodze”).
3. Termin sporządzenia spisu z natury
Przedsiębiorca prowadzący dokumentację w formie podatkowej księgi przychodów i rozchodów ma obowiązek sporządzić spis z natury dokładnie na koniec roku, czyli na dzień 31 grudnia. Jeżeli tego dnia przedsiębiorca dokonuje jeszcze jakichś transakcji, to spis z natury powinien być przeprowadzony dopiero po zakończeniu wszystkich transakcji (sprzedaży, zakupów) tego dnia.
Spis z natury sporządza się również na dzień 1 stycznia 2015 roku, przed rozpoczęciem transakcji w kolejnym roku. Nie oznacza to dodatkowego spisu z natury, lecz skopiowanie danych ze spisu z natury, który fizycznie został wykonany 31 grudnia roku poprzedniego.
Dodatkowo, spis z natury powinien być sporządzony na dzień rozpoczęcia działalności w trakcie roku.
4. Możliwość przeprowadzenia spisu z natury w innym terminie
Przedsiębiorcy prowadzący księgę podatkową mają obowiązek przeprowadzić spis z natury dokładnie 31 grudnia, nawet jeżeli ten termin nie jest dogodny z jakiegokolwiek powodu, np. sporej ilości towarów do spisania.
Przepisy ustawy o rachunkowości pozwalają na przeprowadzanie inwentaryzacji w innych terminach, niż dokładnie 31 grudnia, jednak dotyczy to wyłącznie firm prowadzących tzw. pełną księgowość – przedsiębiorcy „na książce” nie mogą z tych przepisów skorzystać.
5. Spis z natury częściej niż raz w roku
Przedsiębiorcy „na książce” mają prawo sporządzać dodatkowe spis z natury w ciągu roku, na ostatni dzień wybranego miesiąca. Taki dodatkowy spis można zrobić jednorazowo, lub regularnie – przez cały rok co miesiąc; zależy to wyłącznie od decyzji przedsiębiorcy. Takie częste spisy z natury warto sporządzać, gdy rotacja oraz wartość zapasów podlegających spisowi są znaczne.
6. Spis z natury a urząd skarbowy
Przedsiębiorca ma obowiązek zawiadomić na piśmie fiskusa o zamiarze sporządzania spisu z natury, w terminie co najmniej 7 dni przed spisem. Dotyczy to jednak wyłącznie dodatkowych spisów z natury, przeprowadzanych w trakcie roku.
Fiskus może również zarządzić w firmie dodatkowy spis z natury w trakcie roku.
7. Technika sporządzenia spisu z natury
Spis z natury to po prostu sporządzenie ponumerowanego wykazu wymienionych w pkt. 2 zapasów. Wykaz ten obejmuje opis, ilości oraz wartości, a także podpis osoby sporządzającej.
8. Wartości w spisie z natury.
Towary i materiały należy wpisać do spisu z natury według cen, które były wpisywane do księgi podatkowej przy ich zakupie.
Półprodukty i produkcję w toku należy wycenić według kosztów wytworzenia, czyli dodając do cen zakupu materiałów, również ceny usług wykorzystanych w tej produkcji (również po wartościach, wcześniej wpisanych do księgi).
Natomiast w przypadku odpadów, należy według uznania oszacować ich wartość, w zależności od przydatności do dalszego użytkowania.
9. Spis z natury w firmie usługowej.
Chociaż mogłoby się wydawać, że spis z natury dotyczy tylko firm handlowych i produkcyjnych, to jednak obowiązek sporządzenia spisu z natury dotyczy wszystkich firm „na książce” – nawet, jeżeli oznacza to wpisanie stanu zerowego.
10. Arkusze spisu a księga podatkowa.
Spis z natury należy wpisać do księgi podatkowej. Spis z natury jest zawsze pierwszym wpisem w księdze na dany rok, oraz ostatnim wpisem w księdze za dany rok.
Autor:
Artykuł przygotowany przez ekspertów współpracujących z Firmino.pl – programem do faktur online.
