Większość małych i średnich firm może działać bez skomplikowanych analiz i odnieść sukces. Jednak wraz ze wzrostem firmy zmieniają się warunki jej funkcjonowania, zatem powinno się zmienić również podejście do planowania.
Na początku istnienia firmy, w tzw. fazie przedsiębiorczości, właściciele i menedżerowie mało korzystają z planowania. Liczba bieżących problemów jest niewielka, można więc funkcjonować na zasadzie straży pożarnej – zajmując się problemami w miarę ich pojawiania. Jedynym rodzajem działań zbliżonych do pełnego planowania jest tworzenie preliminarzy finansowych, często pod naciskiem banków i innych partnerów finansowych.
W drugim etapie rozwoju firmy – etapie luki administracyjnej – menedżerowie zaczynają zdawać sobie sprawę z tego, że ich bieżące zadania mogłyby być lepiej realizowane, gdyby zostały wcześniej zaplanowane. Aby odejść od ciągłego zamieszania, w fazie tej zaczyna rozwijać się sformalizowane planowanie, zwłaszcza w celu zwiększenia skuteczności codziennej kontroli. Horyzont czasu planu jest wciąż stosunkowo bliski, obejmujący na ogół rok lub dwa lata.
W trzeciej fazie – fazie luki oczekiwań – menedżerowie tworzą plany oceniające wizje dalszego funkcjonowania przedsiębiorstwa. Troszczą się o utrzymanie rozsądnego rozwoju firmy, biorąc pod uwagę oczekiwania dyrekcji oraz zakres posiadanych zasobów finansowych, technologicznych, ludzkich, relacyjnych.
W ostatniej fazie rozwoju firmy – w fazie strategicznego rozwoju – menedżerowie zajmują się problemami wzrostu, poszukując sposobów rozszerzenia i dywersyfikacji działalności przedsiębiorstwa. Na tym etapie należy zwiększać wysiłki nad wprowadzeniem wszechogarniającego, sformalizowanego systemu planowania obejmującego dłuższe okresy.
A zatem – na czym polega dobre planowanie?
Proces planowania jest w istocie ciągiem stawianych pytań i udzielanych odpowiedzi. Za trzy podstawowe pytania, na które należy udzielić odpowiedzi w procesie planowania, uważa się następujące:
• Dokąd zmierzasz?
• W jakim otoczeniu się znajdujesz?
• Jak się dostaniesz tam, dokąd zmierzasz?
W pytaniu pierwszym zawiera się dążenie do określenia misji organizacji oraz naczelnych celów jej działania. Pytanie drugie wiąże się z potrzebą zbadania wewnętrznych warunków organizacji, czyli uzyskania informacji o siłach i słabościach przedsiębiorstwa. Wymagane jest także określenie potencjalnych szans i zagrożeń stwarzanych przez czynniki oraz trendy wypływające z otoczenia firmy. Natomiast pytanie trzecie obejmuje opracowanie alternatywnych rozwiązań dla opracowywanego planu. Następnym zadaniem jest tworzenie planów „na wszelki wypadek”, przydatnych w razie zajścia niespodziewanych zdarzeń czy sytuacji kryzysowej.
Źródło: przepisnabiznes.pl
