Obecnie coraz więcej polskich firm boryka się z problemem zatorów płatniczych. Jest to jeden z poważniejszych problemów stojących na drodze rozwoju firmy. Aby znaleźć sposób na zwiększenie płynności finansowej firmy, należy zacząć od przeanalizowania procesu monitorowania należności. Czy i po jakim czasie przypominamy klientom-dłużnikom, że zalegają nam z płatnościami?
Obecnie coraz więcej polskich firm boryka się z problemem zatorów płatniczych. Jest to jeden z poważniejszych problemów stojących na drodze rozwoju firmy. Aby znaleźć sposób na zwiększenie płynności finansowej firmy, należy zacząć od przeanalizowania procesu monitorowania należności. Czy i po jakim czasie przypominamy klientom-dłużnikom, że zalegają nam z płatnościami? Jaki procent bazy klientów stanowią zapominalscy? Ma to szczególne znaczenie zarówno w przypadku małych i średnich przedsiębiorstw jak i dużych dostawców usług masowych.
Najczęstszą wymówką niezapłacenia faktury jest: „Zapomniałem” i w tym przypadku najlepszą, a przy tym najtańszą formą kontaktu są SMSy oraz maile. Dodatkowym atutem tego rodzaju komunikacji jest możliwość przypomnienia klientowi wszystkich niezbędnych informacji potrzebnych do zapłacenia rachunku (kwota zadłużenia, numer faktury, nr rachunku bankowego, itp.). Równie częstą wymówką dłużników są ich problemy finansowe. Z punktu widzenia wierzyciela „kłopoty finansowe” to tłumaczenie, które może znacznie opóźnić odzyskanie należności od dłużnika. Nie powinno się jednak popadać w panikę, tylko podjąć działania, które pozwolą odzyskać nasz dług. Jeśli problem dotyczy płynności, dobrym sposobem jest rozłożenie należności na raty. Należy jednak pamiętać, by podpisać z dłużnikiem ugodę, zwłaszcza przy większej liczbie rat rozłożonych na kolejne miesiące.
„Jeśli dłużnik nie będzie chciał podpisać ugody lub będzie unikał zapłaty, należy jak najszybciej przekazać sprawę profesjonalnej firmie windykacyjnej, co zwiększa nasze szanse na odzyskanie należności, gdyż dłużnik najprawdopodobniej zalega z płatnością także wobec innych firm. W większości przypadków po interwencji firmy windykacyjnej zadłużenie zostaje spłacone w całości, a tylko nieliczne sprawy trafiają do sądu” mówi Sławomir Deleżuch, prezes firmy windykacyjnej DCGROUP Sp. z o.o.
Podobnie jest i w przypadku wymówki „Nie płacę, bo nie zapłacił mi inny kontrahent” – trzeba ustalić termin płatności faktury. Ponadto, gdy nie ma możliwości zapłaty jednorazowej, można zaproponować spłatę długu w ratach. Następnie należy skrupulatnie monitorować wywiązywanie się dłużnika z ustaleń, aby pokazać mu, że dbamy o swoje należności.
„Nie otrzymałem faktury” i „Błędnie wystawiona faktura” to kolejne popularne wymówki. Dla dłużnika są to idealne tłumaczenia, gdyż zdejmują z niego odpowiedzialność za brak zapłaty, przerzucają je na wierzyciela i dają mu kolejne kilka dni na wpłacenie pieniędzy. Co zatem zrobić, aby uniknąć takiej sytuacji? Na pierwszą wymówkę jedynym pewnym sposobem byłoby wysyłanie faktur pocztą rejestrowaną lub kurierem. Natomiast gdy dłużnik używa wymówki „błędnie wystawionej faktury”, należy go poprosić, aby wskazał, z którą pozycją na fakturze się nie zgadza i aby określił kwotę sporną. Następnie należy poprosić dłużnika o wpłatę kwoty niekwestionowanej, ustalając konkretny termin wpłaty. W przypadku gdy dłużnik nie chce lub nie potrafi wskazać kwoty, z którą się nie zgadza, należy poprosić go o zapłatę całej faktury i złożenie reklamacji. Gdyby się okazało, że miał rację, wówczas część należności zostanie mu zwrócona lub rozliczona z kolejną fakturą.
Ostatnią najczęstszą wymówką jest tłumaczenie „Nigdy nie miałem zamiaru zapłacić”, które stanowi w istocie zamiar wyłudzenia. Taka przyczyna niepłacenia należności nie zdarza się często, ale jest najbardziej niebezpieczna dla wierzyciela. Jeśli kontrahent od początku współpracy z premedytacją kupował produkty lub usługi z zamiarem uchylenia się od zapłaty, trudno będzie odzyskać od niego należną kwotę. Gdy firma znajdzie się w takiej sytuacji, należy podjąć natychmiastowe działania. Nie ma sensu prowadzenie rozmów i negocjacji z dłużnikiem. Trzeba jak najszybciej skierować sprawę do profesjonalnej firmy windykacyjnej, która będzie w stanie podjąć odpowiednie czynności windykacyjne, począwszy od środków polubownych, na egzekucji komorniczej kończąc.
Sławomir Deleżuch
Prezes Zarządu DCGROUP Sp. z o.o
